Наше здоровье 

Процесс управления заказами на предприятии. Доклад: Управление заказами. Составляющие цикла заказа. На пути к формированию заказа

Коммерческая логистика - это область деятельности, которая приобретает все большее практическое значение. Поэтому государственный и частный секторы проявляют все больший интерес к сфере коммерческой логистики

Управление заказами - одна из важнейших функций распределительной логистики ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше долю транспорта и управление запасами. Однако роль этой функции очень значительныена.

По сути именно управление заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков логистическими цепями на пути от производителя к потребителю

В широком смысле управление заказами является синтетической функции и присуще управлению материальными потоками и на этапе материально-технического обеспечения, и на этапе сбыта готовой продукции. ОДН нак приоритетное значение оно приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, потому является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятийа.

При определении партии поставки прежде всего надо использовать показатель оптимального размера заказа. Он определяется по формуле, предложенной. ФУ. Харрисом, известной как формула. Уилсона * 69:

* 69:. Логистика [Текст]: учебник / под ред. БА. Аникина - 2-е изд, перераб и доп -. М:. ИНФРА-М, 2000 - 352 с;. Окландер. МА. Логистика [Текст]: пособие /. МА. Окландер - адаптации маркетинга и логистики в условиях отечественного рынка [Текст] /. НЕТ. Чухрай / /. Вестник. НУ"Львовская политехника"- 2000 - № 416. Логистика -. С 110-118№ 416.. Логістика. –. С. 110-118. }

где EOQ - экономический размер заказа, ед; Co - издержки выполнения заказа, грн;. Си - закупочная цена единицы товара, грн; S - годовой объем продаж, ед; U - доля издержек хранения в цене единицы эти товарру.

Значительное повышение эффективности управления потоковыми процессами (материальными, информационными) дает безбумажная технология управления заказами. Это технология отбора продукции на заказ (заявки) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным. На индикаторе портативного терминала, которым пользуется, наприкла д, комплектовщик, выводится необходимая для работы информация. Обмен данными между рабочими терминалами и локальной (складской). ЭВМ может быть организован двумя способамбами.

Первый способ заключается в том, что в памяти терминалов всех подразделений системы хранения и переработки продукции загружаются соответствующие серии и параметры заказов. Реквизиты каждого из заказов в выводятся на тот или иной терминал последовательно, по запросу оператора. Принтеры терминалов, расположенных в соответствующих подразделениях, могут отпечатать необходимые товаросопроводительные документы. После зак инчення выполнения всей серии заказов, информация о них вводится в центральную. ЭВМ логистической системеми.

Второй способ - это осуществление обмена информацией между рабочими терминалами и. ЭВМ через радиоканалы. Этот способ целесообразен в тех логистических системах, в которых наблюдается высокий процент экстренных заказов. ЭВМ может прервать выполнение текущего заказа и организовать выполнение приоритетного заказа без вмешательства диспетчера системы хранения и переработки продукцииії.

По обоих случаев вся информация о материальный поток (его размещения, движение, подбор и др.) вводится оператором непосредственно в локальную сеть без бумажного носителя. Затем необходимая информация по локальной ьнои сети передается автоматически в центр управления логистической системаою.

Все усилия производства и системы сбыта (маркетинга) хозяйственной структуры могут быть сведены на нет, если текущее задачи физической доставки не будет решен на уровне логистики

В связи с этим следует подчеркнуть, что роль логистики в условиях развития экономики в целом и рыночных отношений в частности постоянно, потому что она помогает решить сложные проблемы и добиться в ожидаемых субъектами хозяйствования результате.

Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:

Управление заказами. Формирование портфеля заказов;

Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по выбранным критериям;

Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация;

Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирования и управления запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению за требованиям заказчиков, упаковки, маркировки и др.);

Разработка и реализация различного распределения готовой продукции;

Разработка планов снабжения. Формирование товарных (грузовых) потоков;

Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы

В логистических решениях принимают участие: а) продуценты (создающие, производящие продукты), поставщики б) транспортные агентства в) правительство г) потребители. Потребность в логистике возникает в частном и держа авно секторах.

В частном секторе потребитель формирует спрос на продукцию производителя, который выступает как поставщик. Он договаривается с транспортными агентствами о перемещении сырьевых материалов на предприятие, а г готовой продукции - с предприятий на рынкии.

Материальный поток в сфере распределения имеет форму готовой продукции зависимости от субъектов экономических отношений, участвующих в доведении ресурсов до потребителей, поток готовой продукции может быть предъявлено дставлений как товарный или как грузовой (на транспорте).

Сфера распределения и сфера закупок основном накладываются друг на друга. Отношение к материального потока и связанных с ним логистических работ и операций зависит от позиции субъекта экономических в относин.

Если рассматривать выходные. И конечные звенья материалопотокамы, то для одних субъектов логистические операции являются системами сбыта, а для других - материально-технического обеспечения (закупок). Этот дуализм, с одной дного стороны, упрощает, а с другой - усложняет процесс управления материальными потоками. Так, многие логистической работы и операций выполняются в обеих сферах, поэтому значительная часть приемов и методов управле я потоковыми процессами приемлема как в сфере материально-технического обеспечения, так и в сфере распределения товарной продукции. Однако объективная противоположность интересов продуцентов, потребителей, а также то рговельних, транспортных и других посредников определяет особенности логистического управления в зависимости от положения того или иного элемента логистической системы применительно к друших.

В сфере распределения не создаются новые материальные ценности, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, которые выступают как услуги. Таким образом, сфера распределения - производитель услуг, которые являются товар ром. Основное проявление специфичности выражается в нематериальности создаваемой продукцииії.

Поскольку большая часть материальных продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продуктов. В результате на товарном рынке появляется не стиль ькы материальный товар, сколько уникальная модель предложения - товар-услуга. Таким образом, материальный поток на всех этапах своего движения является предметом труда участников логистического процесса, а сама работа должна продуктивный харакер.

Прежде чем подойти к физического распределения готовой продукции, продуцента необходимо выполнить следующую работу:

Определить логистические цели, соответствующие выбранной предприятием стратегии на рынке;

Формализовать и идентифицировать цели логистического обслуживания есть определить конкретные параметры и показатели логистического обслуживания по каждому субъекта логистической системы;

Разработать альтернативные варианты карт логистических цепей на основе получения заказов на товарную продукцию;

Выявить и скоординировать взаимосвязь между логистическими действиями предприятия (фирмы) и другими сферами производственно-хозяйственной деятельности;

Определить роль и степень влияния внешних факторов рыночной среды;

Предвидеть возникновение незапланированных ситуаций и разработать комплекс мер восстановительного характера

Следует отметить, что планирование физического распределения и перемещения готовой продукции, трансформации соответствующих товарных (грузовых) потоков тесно связано с процессом маркетинга (в первую очередь, со створ. Ренни системы продвижения товара на целевом рынке и с технологиями сбыта готовой продукции). А планирования и управления маркетингом на предприятии тесно связано с процессами планирования производства и управления им, так как производство не является самоцелью, а направлено на удовлетворение конкретного спроса на рынкеу.

Таким образом, производство, маркетинг и логистика являются смежными сторонами многогранного единого процесса производственно-коммерческой деятельности, поэтому их планирование и управление должно осуществляться в неразрывном единства.

Планы маркетинга и логистики формируются в тесной связи с планом производства в количественном и ассортиментном выражении, с разбивкой по временным периодам на основе заключенных договоров на поставку ния продукции. В маркетинге, производстве и логистике определяются и обеспечиваются соответствующие приоритеты портфеля заказов. В рыночных условиях выполнения договорных обязательств, выражением которых является доставка точно в срок с минимальными затратами, является одним из основных критериев оценки деятельности предприятия и главным критерием эффективности логистической системми.

Минимальные затраты не следует понимать буквально. Если поставщик поставит перед собой эту цель, то вообще может отказаться от выполнения функции доставки, предложив получателю воспользоваться правом м самовывоз. Но в этом случае велика вероятность потери заказчиков. Однако поставщик минимизирует расходы покупателя по доставке продукции"то все бремя расходов ляжет на продуцента, который н е соглашается с интересами останньогого.

В связи с этим необходимо сделать уточнение. Во минимальными затратами на распределительную логистику понимаются совокупные затраты всех участников логистического процесса, сведено к минимуму за соблюдение в определенного качества комплекса услуг по доставке товарной продукции от источника генерации товарных (грузовых) потоков к месту назначения.

Важно подчеркнуть, что, формируя систему распределительной логистики, необходимо учитывать ее интегрируемых для большинства производственно-коммерческих функций роль. При несоблюдении договорных обязательств по дос ставки продукции поставщик, как минимум, имеет экономическую ответственность - возмещает в установленном порядке ущерб, нанесенный заказчику. Но, кроме того, теряется доверие со стороны деловых партнеров, падает имидж, снижается конкурентоспособность предприятийва.

Основной комплексный показатель в рассматриваемой области - портфель заказов. Он является совокупностью заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату. Этот показатель используется как на микро-, так и в м макрологистицці.

В микрологистици он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы). В макрологистици - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в. США этот показатель рег гулярно рассчитывается министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетенені.

Объем портфеля заказов зависит от многих внешних и внутренних факторов. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния произ чих и логистических мощностей тощо.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции потребителей, отражающие спрос. Во время его формирования должны учитываться производственные и логистические возможности о одуцентив. Они создают основу для формирования договоров поставки продукции, в свою очередь, становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потокамми.

последние годы благодаря бурному и всестороннему развитию компьютеризации расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме. Они позволяют створ рыть принципиально отличную от традиционной системы организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ре ресурсы). В связи с этим открываются дополнительные возможности оптимизации операций по складированию, хранению и транспортно-перемищувальними робеіт.

Адаптируемость работ автоматизированной системы управления заказами к реальным условиям обеспечивают гибкие маркетингово-логистические модули - подсистема сбора и подсистема обработки заказов. Еще одним модуле ем, обеспечивающий эффективность логистики в этой области, является подсистема прогнозирования заказуь.

При формировании материального потока, соответствующего заказа, на терминалы выводится информация о количестве, вид продукции, адрес его хранения и др.. Применение портативных терминалов дает воз можность проводить работы по инвентаризации складского хозяйства логистической системы без остановки деятельности складов системы хранения и переработки продукции. Периодически после выполнения нескольких зам овлень оператор проводит инвентаризацию определенных мест хранения. Использование портативных терминалов позволяет наладить всесторонний учет работы каждого оператора по производительности труда, как ости работы, коэффициента использования рабочего времени, обеспечения сохранности товарной продукции и т.д.. Кроме того, путем оперативной координации действий повышается общая эффективность деятельно сти оператореорів.

Безбумажная технология обработки заказов позволил уменьшить количество ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотокамы в среднем в 5 раз, а также повысить о одуктивнисть труда в 2-3 раз.

В общем виде технология управления заказами охватывает такой минимум логистических работ и операций:

Оформление заказов, поступивших и уточнения их спецификаций;

Формирование и структурирование портфеля заказов;

Разработка, согласование и утверждение плана выполнения заказов;

Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;

Подготовку и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к выполнению заказов;

Контроль заказчиками поступления товарных потоков и анализ их оценки по качеству выполнения заказов;

Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком

В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической си истема. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системми.

Длительный срок выполнения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки время небольшой срок выполнения заказов может привести к помоев илок во время их обработки и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потококи.

Во многих странах выполнении заказов стандартизировано определенными рамками. Например, в. США в системе распределения он составляет, включая время производства, минимум 7 дней, максимум - 72 дня. В. ФРГ но ормою логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа; заказ, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются за 14 днейів.

В связи с тем, что предприятия, как правило, стремятся расширить свою производственно-коммерческую деятельность, расширяются, соответственно, и логистические связи. Это ведет к экспоненциального роста текущей информ ции. Обостряется проблема в целом и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля исполнения заказов. В решении этих проблем выявило высокую эффективность применения компьютеризова них методов управления заказуями.

последние годы в сфере деловых взаимоотношений появился термин"легко исполняемый бизнес", который означает признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Содержание этого термина состоит в том, что продуц цента смогут получать заказы без труда, если применять электронную систему обмена информациейінформацією.

В логистической системе эффективными являются динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованы них технических средств, возможность контроля ситуаций, возникающих и др.. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется внимание в первую очередь, потому что процесс управления в распределительной логисты эти в связи с неустойчивостью рынка и спецификой транспортно-экспедиционной деятельности подвергается случайным колебанияям.

Чем больше логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на а теории массового обслуживания (теории очередей).

Теория массового обслуживания - особый раздел математики, изучающий процессы, связанные с удовлетворением массового спроса на обслуживание, в том числе логистического, с учетом случайного харак ктер обнаруженного спроса и соответствующее обслуживание.

Одной из основных задач теории массового обслуживания является изучение процессов образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются потоками однородных событий. В логистике поток однородных события й, образованных моментами поступления в логистической системы заказов, называют входным потоком требованиямиог.

При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, используется логистическая система массового обслуживания

Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие его поведением. Так, в случае системы с ожиданием за рекуррентного входного потока требований достаточно задать функции й распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказа в этой логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системмі.

Время (длительность) ожидания - это время с момента предъявления заказа (возникновения требования) в логистическую систему (в систему массового обслуживания) до начала удовлетворения этого заказа (обслуживания ування конкретного требования). Время ожидания является случайной величиной, распределение вероятностей которой зависит от характеристики заказа (номера требования). В логистических системах, которые характеризуются как приоритетных тетни системы массового обслуживания, распределение времени ожидания заказов на каждого приоритетного типа играет важную роллль.

При решении логистических задач управления заказами с помощью теории массового обслуживания, кроме распределения времени ожидания, должны быть определены и другие показатели: величина очереди и интервью вал занятости. Устанавливаются числовые характеристики вероятности невыполнения заказов (потери требований). После этого формализуется процесс, описывающий работу системы; соответствии со спецификой логистических с истема, в которых элементарные операции выполняются последовательно, осуществляется их опиис.

Для описания логистических систем наиболее подходят случайные процессы с дискретными компонентами, показывающие, в каком качественном состоянии находятся система и непрерывные компоненты, указывают степень выполненных. Ання операций, время для их окончания. Такие процессы при отсутствии условий построения является марковськими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже - н естационарних) характеристик процессеів.

Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода. Монте-Карло

Надо подчеркнуть, что, определяя размер заказа, необходимо сопоставлять затраты на содержание запасов и расходы на подачи заявки, это оптимизирует управление заказами

Чтобы создать условия для совершенствования процесса принятия решений в области управления заказами, необходимо разработать систему получения актуальной информации в полном объеме, всесторонне характеризует состояние логистической системы в общем виде, ее структурных элементов и тенденции по локальным аспектами. Эта система, или, скорее, подсистема предназначена контролировать эффективность коммерческой деятельно ости хозяйственных структур. Имеется в виду не традиционный контроль в форме элементарного учета для проверки счетов предприятия (фирмы), а комплексный, регулярный анализ эффективности распределения и производственно-коммерческой деятельности с позиций расходов, использования производственного, логистического и маркетингового потенциала, а также результатов обслуживания клиентов (потребителей, различных посредников). Что бы иметь возможность осуществлять такой анализ, целесообразно создать соответствующую базу данных в области управления заказами и разработать гибкий алгоритм получения необходимой информацииції.

В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль функционирования системы управления заказами стал непрерывным процессом. Хорошо, когда этот контроль имеет двухуровневую структ тура: стратегический контроль управления заказами и тактический (оперативный, текущий) контроль.

Стратегический контроль осуществляется при условии:

Изменения маркетинговой и логистической стратегии предприятия (фирмы), например, перехода от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам потребителям (могут быть модификации этого го примера)

Изменение (уменьшение, увеличение) по той или иной причине размеров деятельности предприятия;

Диверсификации производства и деятельности предприятия;

Ассортиментного восстановления;

Потери или, наоборот, приобретение крупных стратегически важных заказов;

Изменения территориально-отраслевых ориентаций на рынке;

Изменения общеэкономической конъюнктуры

Тактический (оперативный) контроль функционирования системы управления заказами должно осуществляться постоянно. Цель такого контроля заключается в выявлении текущих отклонений от плана выполнения заказов, а т также сообщении руководства о необходимости принятия корректирующих западев.

Для организации тактического (оперативного) контроля необходимо иметь:

Комплекс соответствующих логистических стандартов;

Полноценную базу данных;

Оперативное информационное обеспечение о предполагаемых и понесенные расходы, а также расходы, которых удалось избежать при выполнении заказов

Все эти элементы должны быть согласованы между собой и интегрированы с формализованной программой управления заказами является одним из ключевых объектов анализа производственно-коммерческой деятельности в целом и логики истичнои частности. Показатели контроля и анализа должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия корректирующих западев.

Логистический менеджмент в фирме начинается с приема и обработки заказов потребителей (покупателей) ГП. Укрупненно, не касаясь пока маркетинговой стратегии фирмы, задачей логистического менеджмента является качественное удовлетворение спроса от приема заказа до доставки ГП конечному потребителю в соответствии с правилами логистического микса.

В современном бизнесе логистические активности, связанные с управлением заказами, становятся критическими с точки зрения потребительского сервиса. Многочисленными исследованиями установлено, что время на выполнение таких процедур как прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70% общего логистического цикла его выполнения для большинства отраслей промышленности западных фирм. Поэтому для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного логистического менеджмента.

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый логистический цикл заказа: прием и предварительная обработка информации о заказе; передача; конфигурирование; определение источников выполнения заказа; планирование; мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю. Отдельные процедуры обычно объединяют в две комплексные активности: обработка заказа и выполнение заказа.

Если процедуры обработки заказов связаны в основном со сбором, хранением, передачей и обработкой информационных и финансовых потоков, то процедуры выполнения заказов включают в себя логистические активности, связанные с производством и доставкой ГП потребителям на основе их заказов. Однако в логистическом менеджменте активности выполнения заказов рассматриваются обычно только в информационном (финансовом) аспектах, не затрагивая проблем операционного менеджмента и физического распределения ГП. В то же время с позиций интегрированной логистики процесс управления заказами должен рассматриваться в комплексе со всеми остальными логистическими активностями общего цикла заказов для качественного удовлетворения потребительского спроса.

Ранее исследователи за рубежом рассматривали менеджмент заказов только в дистрибутивной сети фирмы (торговых посредников), не учитывая влияние заказов на производство (так называемые заказы на внутренние поставки ГП). В последние годы преобладающей стала точка зрения интегрированного подхода к управлению заказами как основы изменения производственного расписания выпуска ГП, принятия решений по распределению и пополнению запасов в дистрибутивной сети. Учитывая вышеизложенное, можно представить следующую схему реализации целей менеджмента заказов (рис. 17).

Схема отражает три фундаментальных принципа интегрированного подхода к менеджменту заказов:

1. Направленность на удовлетворение требований (заказов) конечных потребителей. Менеджмент заказов должен быть сфокусирован на объединении усилий производства и дистрибьюции с целью наиболее качественного удовлетворения потребительского спроса.

2. Входной поток требований на производство ГП должен стимулироваться спросом - быть реакцией на спрос (DDT-концепция). Если этот принцип выполняется, запасы в производстве и дистрибьюции, как правило, минимальны.

3. Хорошо скоординированные и быстрые поставки ГП потребителям в соответствии с их заказами обеспечивают фирме конкурентные преимущества. Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров.

Адаптация зарубежных фирм к этим принципам существенно изменила традиционные представления о менеджменте заказов. Фокусирование менеджмента на удовлетворении заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения в логистической цепи. Становление и внедрение концепции DDT (реагирования на спрос) изменило философию многих компаний в плане перехода с «толкающих» на «тянущие» ЛС в производстве и дистрибьюции. Менеджмент заказов в этих системах явился одним из путей инициализации логистического управления материальными (информационными и финансовыми) потоками, использующего заказы как начальную точку для удовлетворения потребительского спроса.

Применение «тянущих» ЛС совместно с эффективными процедурами обработки и выполнения заказов позволяет существенно повысить прибыль и отдачу на инвестиции в дистрибутивную сеть. Менеджмент заказов позволяет фирмам отслеживать уровень удовлетворения потребительского спроса и вносить соответствующие коррективы в управление логистической интегрированной сетью. Информационно-компьютерная поддержка процесса управления заказами позволяет в любое время точно определить размер запасов или выпуска ГП, необходимых для удовлетворения спроса.

Эффективный менеджмент заказов способствует реализации маркетинговой стратегии фирмы на рынке и получению конкурентных преимуществ за счет более быстрого переориентирования производства на изменение объема, ассортимента ГП или продуктовых атрибутов. Достижение точных, хорошо скоординированных по времени, объему и качеству процедур выполнения заказов невозможно без системы планов и логистических действий, направленных на реализацию спроса с минимальными издержками, уровнями запасов и времени совершения цикла заказа.



Основными целями менеджмента заказов с позиций интегрированной логистики являются:

1. Определение времени выполнения цикла заказа в соответствии с требованиями потребителей.

2. Высокое качество менеджмента заказов, определяемое минимальными потерями при доставке заказов и максимизацией ожиданий к качеству ГП и логистического сервиса.

3. Уменьшение всех запасов в интегрированной логистической сети.

4. Увеличение возврата на вложенный капитал, в частности,инвестиции в складское хозяйство, грузоперерабатывающее оборудование, транспортные средства и инфраструктуру и т.п.

5. Увеличение способности удовлетворять заказы непосредственно с производственных подразделений фирмы за счет уменьшения запасов ГП во всех других звеньях логистической сети.

6. Уменьшение общих логистических издержек.

Для достижения этих целей общий процесс логистического менеджмента заказов должен быть разделен на два подпроцесса:

· менеджмент заказов потребителей;

· менеджмент заказов в логистической сети.

Менеджмент заказов в логистической сети не связан непосредственно с выполнением и доставкой заказанной ГП конечным потребителям, но способствует более эффективной реализации процедур выполнения заказов для удовлетворения прогнозируемого спроса.

Ключевым фактором успеха менеджмента заказов должно быть нахождение эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству ГП и логистического сервиса.

В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности. Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиций качества сервиса и минимизации логистических затрат на эти цели.

Интегрированный подход к менеджменту заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла заказа, основными из которых являются:

1. Прием и предварительная обработка заказов. - Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе телемаркетинга и других источников, используемых фирмой.

2. Конфигурирование. - Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они не совсем четко специфицированы документально.

3. Передача заказов. - Для передачи заказов от одного ЗЛС к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.

4. Определение источников выполнения заказов. - Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться как в дистрибутивной сети, так и в самом производстве ГП.

5. Планирование. - Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку.

6. Мониторинг и контроль. - Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов ГП потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

Длина цикла заказа напрямую определяет уровень запасов, который должен поддерживаться в дистрибутивной сети менеджментом заказов. Другими словами, чем короче цикл заказа, тем меньше должен быть поддерживаемый запас с точки зрения удовлетворения потребительского спроса.

Поэтому, если фирма может улучшить потребительский сервис путем уменьшения цикла заказа, потребители должны быть готовы оперировать с меньшими запасами.

Обращение к управлению заказами в контексте функциональных областей логистики не случайно. В главе 5 мы рассмотрели среди логистических циклов одно из основных понятий логистики - полный логистический цикл - цикл выполнения заказа (order lead time) - интервал времени между подачей заказа и доставкой заказанного продукта или услуги конечному потребителю. Там мы остановились на содержательном описании этого цикла, показали вложенность и сопряженность с ним прочих, частных, логистических циклов и остановились на его целеполагающей функции.

В данной главе, посвященной рассмотрению функциональных областей логистики, мы обратимся к организационным аспектам цикла выполнения заказов, его функциональным сторонам.

Организационная система обработки заказов придает первичный импульс работе всей ЛС. Заказ потребителя выступает как коммуникационное сообщение, приводящее в движение весь логистический процесс. Непосредственное влияние на затраты и эффективность всех операций оказывают скорость и качество информационных потоков. Основой для корпоративной и логистической информационной системы управления (logistics management information Systems) являются система обработки заказов (order processing) и информационная система. Это именно та область, которая имеет огромный потенциал для повышения показателей функционирования логистики (improving logistics performance). Исследования лучших приемов, применяемых в логистике, показывают, что ключом к обеспечению конкурентоспособности выступают логистические информационные системы, рассмотрению которых у нас отведена соответствующая глава.

Цикл выполнения заказа потребителя начинается с размещения заказа (placement of order) и заканчивается моментом, когда продукт доставляется и размещается у потребителя. Типовой цикл состоит из следующих составляющих:

  • - подготовка заказа и его передача (order preparation and transmittal);
  • - прием заказа и его учет (order receipt and order entry);
  • - обработка заказа (order processing);
  • - комплектация и упаковка на складе (warehouse picking and packing);
  • - транспортировка заказа (order transportaron);
  • - доставка потребителю и разгрузка (customer delivery and unloading).

В каждом компоненте цикла и, соответственно, в общей продолжительности цикла возможны временные отклонения. Нестабильность временных параметров цикла дорого обходится производственному потребителю; из-за этого он должен либо иметь страховой запас (safety stock), позволяющий покрывать возможные задержки поставок, либо отказывать покупателям из-за дефицита продукции.

Существует несколько способов того, как заказ потребителя может размещаться, передаваться и поступать па обработку (enter into order processing fonction). Традиционно потребители составляли заказы письменно и передавали их продавцам или отправляли по почте поставщику. Следующим шагом была передача заказа по телефону работнику производителя, который сто регистрировал. Современная система позволяет потребителям также размещать заказы по телефону представителям отдела обслуживания, расположенным в штаб-квартире производителя и имеющим компьютерные терминалы.

Этот тип систем позволяет представителю отдела обслуживания оперативно решать, имеются ли в запасе заказываемые вилы продукции. Если они имеются, то заказанные единицы тут же снимаются с учета, чтобы не попасть в заказ другому потребителю. Если заказываемой продукции нет, то представитель может предложить замену еще в ходе общения с потребителем по телефону или сообщить ему, когда нужный продукт будет в наличии.

Электронные методы, такие как электронный терминал, позволяющий передавать информацию по телефонным линиям, и прямая связь типа "компьютер - компьютер", становятся все более распространенными при размещении заказов, обеспечивая максимальную скорость и точность отправки и приема заказов. Все чаще компании предлагают потребителям размещать свои заказы через Интернет. Существует прямая зависимость между затратами на содержание запасов и затратами на коммуникации.

Однако чем более совершенными становятся коммуникационные системы, тем более уязвимыми становятся компании от любых коммуникационных сбоев как внутреннего, так и внешнего характера. Это объясняется тем фактом, что при наличии современных систем обработки заказов и меньших уровнях запасов, страховые запасы существенно уменьшаются, в результате чего при возникновении дефицита из-за нестабильного цикла выполнения заказа у потребителя остается только минимальная защита. Однако во многих цепях поставок имеется большой потенциал, позволяющий применить современные методы выполнения заказов, в результате чего показатели логистики улучшаются.

Вариант размещения потребителем заказа, движение заказа, а также адекватный этому процессу информационный поток представлены на рис. 7.16.

После того как производитель получает заказ и направляет его в систему обработки, он должен осуществить ряд проверок, позволяющих:

  • - установить, имеется ли нужный продукт в запасе в требуемом количестве;
  • - определить, позволяет ли кредитное состояние данного потребителя принять от него заказ;
  • - включить продукт в график производства, если его нет в запасе.

После этого в файл запасов вносятся корректировки, если необходимо, выполнение заказа задерживается, а производственный отдел составляет отчет с указанием текуще-

Рис. 7.16.

го состояния запаса. Кроме того, по результатам процесса выполнения заказа предоставляется вся необходимая информация в бухгалтерию для составления счета-фактуры, подготовки уведомления о принятии заказа к исполнению для отправки его потребителю, подготовки инструкций по комплектованию и упаковке заказа и выдаче его со склада, а также подготовке товарно-транспортной документации (shipping documentation). Когда продукцию забирают со склада и назначают дату ее отправки потребителю, документация отправляется в бухгалтерию, чтобы работники могли составить счет-фактуру.

Основное предназначение системы обработки заказов - предоставить сеть коммуникаций, связывающую потребителя и поставщика. Менеджерам следует оценить различные методы передачи заказа с точки зрения надежности информационных каналов. Коммуникации очень важны, поскольку приводят в движение всю систему логистики.

Потоки потребительского спроса, поступающие от ритейлера через дистрибьютора, через производителя, через поставщиков-производителей и потоки самой продукции движутся в противоположенных направлениях. Розничные продавцы периодически размещают заказы у дистрибьюторов, но этот процесс является для них непрозрачным. Другими словами, дистрибьютор не имеет представления о том, каким будет размер заказа до тех пор, пока он к нему не поступит, т.е. никакой информации о фактических объемах продаж в розничной торговле на момент заказа у него нет. Таким же образом дистрибьюторы, с некоторой долей неопределенности, пересылают заказы производителям, а у производителей повторяется та же самая ситуация с поставщиками. Каждый участник цепочки поставок занимается прогнозированием, используя данные прошлых периодов и исходя из предположения, что будущие продажи будут похожи на предыдущие.

Чем быстрее действует система размещения и доставки заказа, тем дороже она стоит. Таким образом, электронный ввод параметров заказа может оказаться дороже более простых систем, если сравнивать ситуацию только по цене всей системы. Однако логистическая система не может прийти в действие до тех пор, пока заказ не поступит в место его выполнения. Повышение скорости выполнения заказа, точность и стабильность позволяют сократить запасы во всей системе, одновременно сохраняя требуемый уровень обслуживания потребителей. Кроме того, менеджеры могут использовать освободившееся для передачи и приема заказа время, чтобы проанализировать возможности консолидирования небольших грузовых отправок в гранатные партии. В качестве альтернативной стратегии компания может сократить общее время выполнения заказа потребителей, что позволит им поддерживать меньшие по объему запасы. Помимо этого сокращение времени выполнения заказа приводит к снижению промежуточных запасов, находящихся в пути (in-transit inventories), что реально, когда потребители сокращают размеры заказов. Однако большинство потребителей предпочитают стабильность цикла сокращению его продолжительности. Поэтому в случае сокращения времени выполнения заказа, благодаря более быстрым передаче и приему заказов, наилучшим вариантом стратегии для компании будет соответствие плановым параметрам времени и сокращение общих затрат за счет снижения запасов и транспортных издержек. Сокращение других логистических издержек скорее всего будет сопровождаться ростом затрат на коммуникации, перекрывающим это сокращение.

Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) можно определить как обмен документацией между организациями в структурированной форме с машинной обработкой или как непосредственное соединение одного компьютера с другим. При этом передачи происходят в виде стандартизированных деловых документов или форм. Передачи в режиме EDI позволяют получателю непосредственно обрабатывать документ и действовать на основе его содержания.

Электронный обмен данными - сложный процесс, но после того, как он внедрен, наблюдается обратное: оказывается, что это очень простая система, позволяющая оперативно устанавливать контакты и взаимодействовать. Потенциальными выгодами EDI являются:

  • - сокращение объема бумажной документации;
  • - повышение точности благодаря сокращению числа ручных операций;
  • - повышение скорости передачи заказов и других данных;
  • - сокращение объема канцелярской и административной работы, связанной с получением данных, их обработкой, отправкой и решением сопутствующих этому задач;
  • - расширение возможностей для активизации функций работников, поскольку им приходится затрачивать меньше времени на канцелярские работы;
  • - сокращение издержек на размещение заказа и связанных с этим процессов;
  • - лучший доступ к информации благодаря высокой скорости подтверждения и рекомендаций по отгрузке;
  • - снижение рабочей нагрузки и более высокая точность работы других подразделений за счет стыковки EDI с другими системами, такими как управление запасами с помощью штрих-кодирования и электронный перевод денежных средств (electronic funds transfers, EFTs);
  • - сокращение запасов за счет повышенной точности и снижения общего времени выполнения заказов.

Система обработки заказов задействует такие логистические виды деятельности, как:

  • - определение способа транспортировки, выбор перевозчика и расчет последовательности загрузки;
  • - распределение запасов и подготовка комплектовочных и упаковочных листов;
  • - осуществление комплектации и упаковывания на складе;
  • - внесение изменений в файл о запасах с учетом фактически выданной продукции;
  • - автоматическая печать списков пополнения;
  • - подготовка отгрузочной документации (коносамента, если используется общественный перевозчик);
  • - отправка продукции потребителю.

К другим компьютеризированным направлениям, связанным с обработкой заказа, относятся управление уровнями запасов (maintaining inventory levels) и подготовка отчетов о производительности, финансовые отчеты и специальные отчеты для управляющего персонала (special management reports).

Обработка заказов вызывает поток информации из одного подразделения в другое, а также создание различных материалов реферативного или оценочного характера в нескольких базах данных, таких как кредитное положение потребителя, наличие запаса, графики транспортировки. Информационная система может быть как полностью автоматизированной, так и ручного типа; хотя большинство таких систем представляют собой тс или иные комбинации обоих вариантов. В зависимости от степени совершенствования системы обработки заказов и корпоративных информационно-управляющих систем (management information system, MIS) скорость информационного потока и качество передаваемой информации меняются, что влияет на способность производителя консолидировать небольшие грузовые отправки в транзитные партии и обеспечивать минимально возможные уровни запасов. Задержки с получением информации тормозят выполнение остальных видов деятельности, участвующих в процессе. Автоматизация и интеграция процесса выполнения заказов сокращает время и снижает вероятность задержек в предоставлении информации.

Автоматизация помогает интегрировать логистическую систему и позволяет сокращать общие расходы за счет снижения запасов и затрат на перевозки. Коммуникационная сеть - ключевой фактор для достижения минимизации общих логистических издержек.


Уральский социально-экономический институт
Академия труда и социальных отношений
Кафедра менеджмента

Курсовой проект

По дисциплине:
«Логистика»
На тему:
« Управление заказами в логистической системе »

                Работу выполнила
                Студентка группы
                «___»___________2010г.
                Работу проверил(а)
                «____»__________2010г.

Введение……………………………………… …………………………...3
Глава 1. Управление заказами в логистической системе………………5
1.1. Особенности управления заказами в логистике……………..5
1.2. Разработка портфеля заказов предприятия…………………13
Глава 2. Аналитическая часть…………………………… ……………..22
Заключение………………………………… ……………………………24
Список литературы…………………………………………………… ...26

Введение

Одна из целей компании – удовлетворение покупателя. Та компания, которая наиболее качественнее, быстрее и дешевле выполнит заказ покупателя, получит существенное конкурентное преимущество на рынке. С другой стороны, ускорение выполнения заказа и снижение себестоимости повышают финансовые показатели внутри компании. Правильное управление заказами выходит на первый план в тактическом управлении компании. Такой подход накладывает определенные требования к системе автоматизации предприятием. Управление заказами есть управление бизнес-процессами компании и, соответственно, грамотный инжиниринг рабочих потоков увеличивает эффективность компании в количественных (финансовых) и качественных (сроки работы) показателях.








Цель курсовой работы – изучить особенности управления заказами в логистической системе.

Глава 1. Управление заказами в логистической системе
1.1.Особенности управления заказами в логистике

Начнем с управления заказами в компании, которая имеет еще и собственное производство.
1. Начало заказа. Появляется на горизонте клиент. Менеджер заносит клиента (если отсутствует) и сам заказ в базу данных. При формировании заказа формируется и потребность в ресурсах для выполнения заказа. Менеджер выставляет клиенту счет или договор. Вне зависимости от того, понадобится ли заказ клиенту, мы уже имеем потребность рынка в товарах, наши возможности по использованию ресурсов, а также некоторый портрет клиента, его потребности, частота обращений и т.д. По заказу планируется управленческие транзакции: получение дохода и возможные расходы на производство и закупки, а также движение денежных средств. Портфель заказов становится основанием для краткосрочного бюджета, а если цикл заказа длительный (например, НИОКР), то и среднесрочного бюджета.
2. Работа по заказу. Клиент соглашается с условиями заказа, менеджер ставит заказ в работу. Часть позиций направляется в производство, часть в закупки, часть есть на складе (резервируется). Теперь каждая позиция заказа начинает жить самостоятельной жизнью и становится задачей (task , workflow). Управление задачами это управление нефинансовыми потоками внутри компании, отслеживание выполнения работ, сроков и использования ресурсов.
Большую роль в управлении заказами играют внутренние заказы, заказы от одного исполнителя другому. Так постановка ТМЦ в производство есть внутренний заказ от отдела продаж производственному отделу.
Безусловно, для выполнения заказа потребуется движение денежных средств, чтобы закупить необходимые товарно-материальные ценности, оплатить работу субподрядчикам или заплатить рабочим из аванса покупателя. Но в целом, эти действия является элементами выполнения определенных этапов заказов, а в некоторых случаях вообще не влияют на выполнения заказа: ТМЦ имеются на складе, рабочие получают зарплату за работу в следующем месяце, субподрядчики привязаны к окончанию заказа в целом. Соответственно, определенный этап управления заказом есть поступления материалов, а не их оплата. Хотя конечно без денежных средств работа в конце концов встанет.
На этом этапе цель информационной системы управления подсказать менеджеру, что нужно делать. Если один менеджер ведет 10 заказов одновременно, а в каждом заказе 10 позиций, то менеджеру фактически приходится вести 100 задач одновременно. Такое количество работы в уме невозможно отследить, поэтому система управления заказами должна фокусировать внимание менеджера на важных моментах. Например, срок производства изделия 7 дней, если через заданное время работа не выполнена, менеджер должен знать об этом или, например, что закупленный товар не поступил в срок на склад.
3. Конец заказа. Если заказ готов или готова часть позиций для частичной отгрузки, менеджер формирует документ реализации, после чего сообщает клиенту, что заказ можно принимать. Если начало работ есть план в управленческом учете, то конец работ есть уже факт управленческого учета и соответственно данные для бухгалтерского учета. На этом этапе главными операциями становятся финансовые потоки и их отражение в управленческом и бухгалтерском учете: реализация и отпуск ТМЦ со склада, движение денежных средств, начислений премий за работу, формирование дебиторской и кредиторской задолженности. На первых двух этапах главную роль играет менеджер, на последнем этапе большая часть ответственности ложится на плано-финансовый отдел и бухгалтерию. После того как позиции готовы к отгрузке, менеджер звонит клиенту, а после его приезда создает документы и отгружает продукцию.
Это современное понимание Торговли и Склада или Управления Торговлей, которое можно представить как Управление Заказами. Что должен видеть менеджер для адекватного принятия решения? Он должен видеть ситуации с заказами: поставить или не поставить заказ в работу, выяснить у клиента нужен ли заказ после выставления счета, определить произведена ли нужная продукция, оповестить клиента о готовности заказа и т.д. Т.е. менеджер становится владельцем процесса, отслеживает все его входы, чтобы на выходе получить готовый заказ. Управляя заказами, он знает, что нужно делать. Торгово-складская система сама определяет его действия: позвонить клиенту, поставить в производство, определить причину задержки заказа.
Хотя часть движений заказа может быть произвольной и хаотичной, большая часть поддается описанию и упорядочиванию, поскольку являются описанием бизнес-процессов внутри компании. Подход к описанию может быть различен, описание может возникнуть в процессе работы менеджеров, а можно подойти с научной точки зрения и пригласить консалтинговую компанию. После того как процессы в компании будут описаны, можно приступать к их оптимизации. Можно перераспределить сроки, некоторые процессы сделать более детальными, некоторые убрать.
Конечной целью внедрения управления заказов является сокращение сроков выполнения заказов и увеличения эффективности работы менеджеров. Кроме того, портфель заказов является основанием для краткосрочного и среднесрочного планирования деятельности компании: планирование доходов, расходов, движения денежных средств. Менеджеры, как ответственные за бизнес-процесс (заказ), следят за эффективностью работы внутренних исполнителей (производственных и финансовых отделов) и внешних исполнителей (поставщиков и субподрядчиков), тем самым увеличивая эффективность исполнителей и в конечном счете эффективность работы самой компании в целом.
Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности.

    Управление заказами. Формирование портфеля заказов.
    Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям.
    Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация.
    Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т. д.).
    Разработка и реализация многовариантного распределения готовой продукции.
    Разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков.
    Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.
Управление заказами является одной из важнейших функций распределительной логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна.
В сущности, именно управление заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю.
В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятия.
Основным комплексным показателем в рассматриваемой области является портфель заказов.
Портфель заказов представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату.
Данный показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.
В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).
В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене.
Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния производственных и логистических мощностей и др.
Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции, отражающих спрос потребителей. При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потоками.
В последние годы, благодаря бурному и всестороннему развитию компьютеризации, расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме времени. Они позволяют создать принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ресурсы). В связи с этим открываются дополнительные возможности оптимизации операций по складированию, хранению и транспортно-перемещающим работам.
Адаптивность автоматизированной системы управления заказами к реальным условиям обеспечивают гибкие маркетинго-логистические модули - подсистема сбора и подсистема обработки заказов. Еще одним модулем, обеспечивающим эффективность логистики в данной области, является подсистема прогнозирования заказов.
Значительное повышение эффективности управления потоковыми процессами (материальными, информационными) дает безбумажная технология управления заказами. Это технология подбора продукции по заказам (заявкам) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным. На индикаторе портативного терминала, которым пользуется, например, комплектовщик, выводится необходимая для работы информация. Обмен данными между рабочими терминалами и локальной (складской) ЭВМ может быть организован двумя способами.
Первый способ заключается в том, что в память терминалов всех подразделений системы хранения и переработки продукции загружаются соответствующие серии и параметры заказов. Реквизиты каждого из заказов выводятся на тот или иной терминал последовательно, по за-просу оператора. Принтеры терминалов, расположенных в соответствующих подразделениях, могут отпечатать необходимые товаросопроводительные документы. По окончании выполнения всей серии заказов информация о них вводится в центральную ЭВМ логистической системы.
Второй способ состоит в том, что обмен информацией между рабочими терминалами и ЭВМ осуществляется по радиоканалам. Этот способ более целесообразен в тех логистических системах, где наблюдается высокий процент экстренных заказов. ЭВМ может прервать выполнение текущего заказа и организовать выполнение приоритетного заказа без вмешательства диспетчера системы хранения и переработки продукции.
Как в первом, так и во втором случае вся информация о материальном потоке (о размещении, движении, отборе и т. д.) вводится оператором непосредственно в локальную сеть без бумажного носителя. Затем необходимая информация из локальной сети передается автоматически в центр управления логистической системой.
При формировании материального потока, соответствующего заказу, на терминалы выводится информация о количестве, виде продукции, адресе ее хранения и т. д. Применение портативных терминалов дает возможность проводить работы по инвентаризации складского хозяйства логистической системы без остановки деятельности складов системы хранения и переработки продукции. Периодически после выполнения нескольких заказов оператор проводит инвентаризацию определенных мест хранения. Использование портативных терминалов позволяет наладить всесторонний учет работы каждого оператора по производительности труда, качеству работы, коэффициенту использования рабочего времени, обеспечению сохранности товарной продукции и т. д. Кроме того, путем оперативной координации совместных действий повышается общая эффективность деятельности операторов.
Безбумажная технология обработки заказов позволяет уменьшить число ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотоками в среднем в 5 раз, а также повысить производительность труда в 2-3 раза.
В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций.
    Оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций.
    Формирование и структуризация портфеля заказов.
    Разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов.
    Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами.
    Подготовка и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами.
    Контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов.
    Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.
В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы. Длительный срок удовлетворения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.
Во многих странах время выполнения заказов стандартизовано определенными рамками. Например, в США оно (включая время производства) в системе распределения составляет минимум 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ нормой логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются за 14 дней.
В связи с тем что предприятия обычно стремятся расширить свою производственно-коммерческую деятельность, расширяются и логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. Помощь в разрешении данных проблем оказывает применение компьютеризированных методов управления заказами.
В последние годы в области деловых взаимоотношений появился термин "легко выполняемый бизнес". Это не просто словосочетание, а признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Смысл этого термина заключается в том, что продуценты могут получать заказы без больших усилий, если применяют электронные системы обмена информацией.
В логистической системе наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля возникающих ситуаций и т. д. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется первостепенное внимание, так как процесс управления в распределительной логистике в связи с не-устойчивостью рынка и спецификой транспортно-экспедиционной деятельности подвержен случайным колебаниям.
Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания.

1.2. Разработка портфеля заказов предприятия

Консультативная группа (по вопросам экономики) Бостона (США) в подходе к управлению портфелем заказов на товары выявила интересную зависимость между жизненным циклом товара и структурой рынка. Утверждается, что компании располагают неким диапазоном (или портфелем) товаров, последние имеют различную долю рынка и различные темпы продаж. К тому же лидеры рынка (те, у которых наибольшая доля рынка) будут обладать значительными денежными поступлениями благодаря экономии за счет больших масштабов производства. И наконец, товары, реализация которых идет быстрыми темпами, будут потреблять больше денежных средств (чтобы выдержать конкуренцию) по сравнению с товарами, находящимися на этапе зрелости, где темпы продаж небольшие.
Исходя из вышеизложенной теории, Бостонская консультативная группа (БКГ) предложила схему.
Согласно данной модели, компания имеет некоторые товары-«звезды», приносящие большие денежные доходы вследствие того, что у них большая доля рынка, но эти товары также и потребляют много денежных средств из-за больших темпов роста рынка. По мере того как рынок «успокаивается», необходимость в деньгах уменьшается, но большая доля рынка обеспечивает поступление денежных доходов, и такие товары называют «денежными коровами», чья излишняя продукция может пойти на финансирование разработок наиболее вероятных «товаров с вопросом» (т. е. новых товаров, пользующихся значительным спросом), которые могут стать очередными товарами-«звездами». Товары-«собаки» (т. е. товары с малой долей рынка, которые потребуют серьезных финансовых затрат в случае увеличения их продаж), по всей видимости, придется исключить из портфеля заказов.
Портфель заказов предприятия – это количество продукции, которое должно быть произведено за определенный период времени и поставлено покупателям в соответствии с заказами или заключенными контрактами. При формировании портфеля заказов отдел сбыта координирует поступающие заказы с возможностями предприятия: с имеющимися производственными мощностями, обеспеченностью финансовыми, материальными ресурсами, научно-техническим потенциалом, опытом кадров. Эту работу отдел сбыта проводит совместно с производственным отделом, финансовым и другими подразделениями предприятия.
Определение производственной мощности предприятия и сформировать портфель заказов предприятия.
При формировании портфеля заказов предприятия-поставщики учитывают нормы заказа продукции и транзитные нормы.
Норма заказа – это минимальное количество определенного вида продукции, менее которого завод-поставщик не производит и не поставляет одному адресату. Нормы заказа продукции устанавливаются при поставке многоассортиментной продукции, т.е. когда групповая номенклатура содержит дробный ассортимент.
Транзитная форма отгрузки представляет собой минимальное количество продукции, которое предприятие-поставщик отгружает в один адрес.
При недогруженных производственных мощностях предприятие может принять дополнительный заказ на изготовление требуемых заказчику изделий, что весьма актуально для российских предприятий. Однако не всегда принятие дополнительного заказа выгодно изготовителю. Это обусловлено тем, что при увеличении количества изготовляемой продукции растут такие производственные расходы, как материальные, заработная плата производственного персонала с соответствующими отчислениями, затраты на содержание и эксплуатацию оборудования и некоторые другие расходы. Все перечисленные расходы можно отнести к переменным.
В то же время при увеличении объема выпуска продукции часть расходов не возрастет. К ним относятся: административно-управленческие расходы и некоторые другие. Перечисленные расходы являются постоянными.
Существует определенная условность деления расходов на переменные и постоянные, так как в разных условиях одна и та же статья расходов может быть зависимой или независимой от объема производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Рыночное прогнозирование объема сбыта продукции возможно с помощью неколичественных и количественных методов .
Неколичественные методы прогнозирования основаны на экспертных оценках руководителей высшего звена, мнениях торговых агентов и покупателей (настоящих и будущих). Эти методы прогнозирования имеют свои преимущества и недостатки. Прогнозирование сбыта продукции на основе экспертных оценок руководителей высшего звена предприятия имеет следующие преимущества: возможность оценки различных точек зрения, что сравнительно недорого, а также оперативность получения результатов. Недостатком этого метода является распыление ответственности между руководителями.
Преимущество прогноза сбыта на основе мнений торговых агентов заключается в том, что такой прогноз может быть дифференцированным: в разрезе товаров, территорий и покупателей. Недостатком указанного метода прогноза может быть вероятность неправильной оценки сбыта из-за неполноты знания торговыми агентами экономических факторов и планов компании.
Прогнозирование сбыта продукции на основе мнений покупателей имеет недостаток – субъективный подход. Например, покупатель товара не может ответить с достаточной степенью точностью, какое количество этого товара он собирается приобрести в обозримом будущем.
Среди неколичественных методов прогнозирования сбыта особое место занимает метод экспертных оценок Дельфи . Он получил широкое распространение в развитых странах. Этот метод заключается в том, что сбор мнений экспертов о возможных объемах сбыта определенного товара осуществляется путем письменного анкетного опроса в несколько туров. При этом каждый эксперт свой прогноз дает независимо от других. В процессе обработки результатов компетентность каждого специалиста можно оценить с помощью специального коэффициента.
Количественным методом прогнозирования сбыта продукции являются: методы экстраполяции, корреляционного и регрессионного анализа, анализа временных рядов, метод Бокса-Дженкинса и др.
Метод экстраполяции основан на изучении сложившихся в прошлом и настоящем закономерностей развития изучаемого экономического явления и распространения этих закономерностей на будущее исходя из того, что они могут быть устойчивы в течение некоторого периода времени.
С помощью корреляционного анализа можно отобрать факторы, влияющие на сбыт продукции, измерить степень связи между выбранными факторами и объемом сбыта и составить прогноз сбыта определенного товара в будущем периоде.
Регрессионный анализ позволяет выразить факторы, влияющие на объем сбыта, в виде регрессионной модели и воспользоваться полученной моделью для прогнозирования сбыта продукции.
Анализ временных рядов относится к статистическим методам прогнозирования, сущность которых состоит в том, чтобы на основе математических моделей сформировать прогнозы объемов сбыта продукции.
Метод Бокса-Дженкинса получил широкое распространение в развитых странах для прогнозирования объемов сбыта. Он заключается в разработке и отборе на базе компьютерной техники той математической модели, которая наилучшим образом отражает результат прежних объемов сбыта.
Выбор конкретного метода прогнозирования зависит от тех конкретных задач, которые ставит предприятие. В практике прогнозирования сбыта для получения достоверных результатов целесообразно использовать сочетание различных методов. Только в этом случае можно достичь эффективного прогноза.
и т.д.................

Управление заказами решает следующие основные вопросы.

1. Что заказывать?

2. Сколько заказывать?

3. Когда заказывать необходимую продукцию?

4. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?

5. Кроме того, контролируется выполнение заказа.

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма.

В заявке указываются:

1) предмет закупки;

2) код статьи, на которую относятся затраты;

3) особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:

1) минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;

2) оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функцио-

С нирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3)оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов.

Существуют следующие виды заказов:

1) стандартные – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;

2) специальные – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура составления заказов включает в себя :

1) уточнение суммы остатков продукции;

2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыполненных заказов;

3) включение в регулярный стандартный заказ всей продукции из необработанных специальных заказов;

4) окончательное оформление заказа;

5) отправка оформленного заказа поставщику.

При поступлении заказа необходимо:

1) сверить полученную продукцию с данными накладной;

2) провести физический осмотр поставленной продукции на предмет обнаружения бракованных изделий;

3) зафиксировать поступление заказанной продукции в складской документации;

4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).