Приказ о передаче дел при увольнении. Акт приема-передачи дел

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

Особенности увольнения главного бухгалтера;
Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при . Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон . Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
Главный бухгалтер передает документы;
После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:

Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.

Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.

Структура приказа о передаче дел

Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания приказа о передаче дел, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет.

Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:

В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
Причина издания приказа (увольнение, ).
ФИО передающего дела и принимающего.
Период, отведенный на передачу дел.
Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
ФИО генерального директора, подпись.
Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.

Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.

Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

При уходе со службы по собственному желанию или увольнению по любой другой причине главного бухгалтера или другого материально ответственного лица – это может вызвать нарушение работы дочернего филиала или всего предприятия целиком. Чтобы подстраховаться, и уменьшить возможные последствия стараются документально оформить и произвести передачу дел, даже если замены для увольняющегося работника еще нет. В этой статье мы постараемся рассмотреть, что же представляет собой акт передачи дел при увольнении и как он должен правильно составляться.

В существующем законодательстве Российской Федерации практически ничего не упоминается об организации, каких бы то ни было действий, на момент увольнения главбуха или же просто рядового материально ответственного сотрудника предприятия или его филиала. В связи с этим необходимый пакет документов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно. Однако, как правило, при этом, обязательно создается акт приема передачи документов при увольнении и ряд дополнительных документов:

Регистрация приказа о приеме – передаче;
Проведение полной инвентаризации, как бланков строгой отчетности, так и активов, обязательств;
Выполнение полной проверки учета;
Собственно, произведение самой передачи;
И в заключение – составление и подписание сторонами акта приема – передачи дел.

Когда на момент увольнения работника берется новый сотрудник, то все обязанности переходят непосредственно ему. Если же новый сотрудник не принят на замещение вакантной должности, то все дела и функциональные обязанности увольняющегося ложатся на другого работающего сотрудника, либо на директора филиала с возложением на него дополнительных, необходимых обязанностей и полномочий. Все назначения должны строго сопровождаться приказами или распоряжениями по предприятию или филиалу. В момент принятия на вакантную должность нового сотрудника дела и обязанности, выполняемые ранее подменяющим сотрудником – переходят к нему. Хотелось бы отметить, что передача всех дел должна происходить в день взятия нового сотрудника на работу.

Акт о передачи дел оформляется и по причине увольнения с должности работника, при переводе его на другую работу и т.д. Базой, для составления данного акта, служат различные распорядительные деловые бумаги о причине приема – передачи дел. Составляется акт членами комиссии, полный состав которой назначается и утверждается специальным приказом уполномоченного лица представителя руководства предприятия, если это филиал или самим руководителем. Полный список всех фамилий членов назначаемой комиссии и присутствующих на момент передачи дел людей оглашается в акте, согласно алфавитному порядку. В сопроводительном тексте акта подробнейшим образом передается вся проделанная работа и произошедшие действия.

Обычно акт приема передачи дел при увольнении имеет перечень определенных, конкретных пунктов. Общая численность экземпляров акта устанавливается количеством причастных сторон. Дополнения, которые сопутствуют акту, заполняются в виде дополнений к акту.

Акт приема передачи при увольнении закрепляется подписями, представителями принимающей и сдающей стороны, подписью председателя комиссии и всех членов назначенной комиссии. В завершение он передается на утверждение руководителю предприятия.

Документы, входящие в акт передачи дел при увольнении

Сам акт содержит целый ряд сопутствующих документов, в том числе и ссылку на приказ о передаче дел при увольнении, а так же список рабочих документов, показывающих полные обстоятельства финансового учета организации, или, как вариант аудиторской проверки.

Как минимум некоторое количество людей на предприятии являются непосредственно заинтересованными в составлении и подписании акта. К ним относятся: собственно сам руководитель предприятия, человек который уходит с предприятия, и человек который устраивается на освободившееся рабочее место.

Акт приема-передачи документов при увольнении в своей сущности не имеет каких-то четко установленных правил по его составлению. Согласно законодательству Российской Федерации не существует специальной, определенной формы по составлению данного документа. Чаще всего акт выглядит, как обычная бухгалтерская опись определенных дел. По большому счету, к ним можно отнести следующие документы:

Система ведение бухгалтерского учета принятого на предприятии;
Учет передвижения денежных средств по предприятию (правильное заполнение и ведение определенных бухгалтерских документов – чековая книжка, кассовая книга и т.п.);
Документальное подтверждение приводящихся денежных операций, к примеру: чеки, векселя, марки для почтовых писем и прочее;
Надлежащие условия хранения денежных средств на предприятии, своевременная регистрация входящих наличных денежных средств;
Правильность заполнения и ведения договоров, актов сверок взаиморасчетов, банковских выписок;
Классификация состояния амортизируемого имущества;
Учет различных материальных ценностей и актуальность проведения инвентаризации, и использование ее результатов в бухгалтерском отчете предприятия или филиала;
Ведение расчетов с сотрудниками предприятия, оформление трудовых договоров, актуальность выплаты оплаты труда работников, штатное расписание и т.п.;
Подача в специально отведенные сроки бухгалтерского отчета предприятия в налоговые органы;
Ведение и хранение различной дополнительной бухгалтерской документации.

Во время передачи дел созывается комиссия, представители которой обсуждают акт и сопроводительные к нему документы и дополнения аудиторов. После этого идет визирование документа подписями увольняющегося работника и вновь поступившего сотрудника, а так же представителей комиссии и руководителя организации.

Количество вопросов возникающих во время передачи дел, целиком и полностью обуславливается величиной предприятия и функциями увольняющегося лица. В обязанности руководителя входит создание условий для проведения действий по передаче дел.

Приказ о передаче дел при увольнении

Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:

Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;

Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;

Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.

Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.