Gamtos dovanos 

Naikiname buhalterinius dokumentus. Sąskaitų faktūrų saugojimo terminas Sandėliavimo laikotarpis Derėjimasis 12

. Dokumente pateikiama informacija apie pardavėją ir pirkėją.

Kiek egzempliorių reikia išduoti? Važtaraštis turi būti surašytas dviem egzemplioriais:

  • vienas egzempliorius turi likti prekes tiekiančiai įmonei, nes tai yra pagrindinis prekių nurašymo apskaitos dokumentas;
  • antrasis turi būti produktus perkančioje organizacijoje ir yra teisė naudoti inventoriaus prekes.

Popieriniam variantui reikia 5 parašų:

  1. trys iš tiekėjo pusės;
  2. vienas iš gavėjo pusės;
  3. kitą įrašo už krovinį atsakingas asmuo, eilute „Krovinį gavo gavėjas“.

Galite sužinoti, kaip teisingai užpildyti važtaraštį, taip pat išstudijuoti formą ir TORG-12 formos pavyzdį adresu.

Reikalavimai elektroninei versijai

Elektroninės versijos generavimas panašus į popierinę versiją, skirtumas tik tas, kad elektroninis TN sukuriamas viena kopija. Jį sudaro du failai: pirmąjį failą sudaro pardavėjas, antrąjį - pirkėjo pusėje, siunčiant dokumentą.

Elektroninei versijai pasirašyti naudojamas elektroninis parašas. Sąskaitoje turi būti tik du parašai – po vieną iš abiejų pusių.

Taigi, popierinei TN versijai nereikia elektroninio parašo, ją galima sudaryti ir perduoti nenaudojant kompiuterio ar interneto.

Elektroninė TN versija gali būti surašyta tais atvejais, kai abi šalys turi prieigą prie interneto ir kiekvienas turi elektroninį parašą.

Bendrosios taisyklės

Perskaitykite, kodėl jums reikalingas važtaraštis, ar jis gali pakeisti pardavimo kvitą, o iš ten sužinosite, kuo skiriasi sąskaita faktūra ir važtaraštis, bei abiejų dokumentų naudojimo niuansus.

Kas turėtų kreiptis?

Šį dokumentą parengia siuntėjas. Kaip gauti prekes? Prekes priima perkančios organizacijos darbuotojas. Jis turi uždėti antspaudą ir parašą ant TN arba pateikti įgaliojimą ir pasirašyti (skaitykite, kas turėtų pasirašyti stulpelius „gavo krovinį“, „gavo krovinį“ ir kt.).

Bet prieš padėdamas savo parašą, darbuotojas turi patikrinti, ar inventorinės prekės atitinka sąskaitoje-faktūroje nurodytus duomenis, kiekybines ir kokybės ypatybes.

Jeigu priėmus nustatoma, kad prekės savybės neatitinka dokumente nurodytų duomenų, tai pirmiausia tai įforminama dokumentais – surašomas aktas. Surašius ataskaitą, surašoma pretenzija ir kartu su ataskaitos kopija išsiunčiama tiekėjui.

Tai procedūra turi būti atlikta per sutartyje nustatytą terminą(jei nėra termino, tada kaip įmanoma greičiau).

Pirkėjas pretenzijoje gali reikalauti, kad:

  • atsisako prekės ir reikalauja grąžinti pinigus (jei buvo sumokėta);
  • reikalauja perduoti trūkstamas prekes (esant trūkumui);
  • sutinka su mažesniu gaminių kiekiu ir reikalauja grąžinti dalį pinigų, jei buvo atliktas mokėjimas.

Apskaita

Šio dokumento įrašymo taisyklės nėra nustatytos įstatymu, todėl organizacija turi teisę savarankiškai tvirtinti sąskaitų gabenimo ir saugojimo taisykles.

Dažniausiai sandėlyje sugeneruojama prekių ataskaita, kuri yra dokumentas, kurio pagrindu ataskaitoje atsispindi duomenys apie objektų pardavimą ir jų savikainą.

Prie ataskaitos pridedamos sąskaitos. Jie išdėstyti chronologine tvarka. Apskaitant objektus, žurnale arba kompiuterinėje duomenų bazėje vedami įrašai, atspindintys gaminių būklės pokyčius, į kuriuos atsižvelgiama. Šie įrašai vadinami įrašais.

Siuntimai prekėms gauti:

  • Dt 41 Kt 60 – produktų priėmimas.
  • Dt 19 Kt 60 – gaunamo PVM atspindys.
  • Dt 68-PVM Kt 19 – PVM priimtas įskaityti.
  • Dt 44-TZR Kt 60 – trečiųjų šalių įmonių paslaugų kaina.
  • Dt 60 Kt 51 – išankstinio apmokėjimo pervedimas.
  • Dt 41 Kt 42 - prekybos maržos vertės atspindys.
  • Dt 15 Kt 60 – faktinės medžiagų kainos atspindys.

Siuntimai prekių išsiuntimui:

  1. Tuo atveju, jei mokėjimas atliekamas vėliau.
    • Dt 90,02 Kt 43, 41 – gatavų pristatytų objektų siuntimas.
    • 62,01 Dt 90,01 Kt – pajamų su PVM atspindys.
    • Dt 90,03 Kt 68,2 – PVM suma.
    • Dt 51 Kt 62,01 - skolos už siuntimą grąžinimo atspindys.
  2. Jei buvo atliktas išankstinis apmokėjimas
    • Dt 51 Kt 62,02 – išankstinio apmokėjimo įskaitymas.
    • Dt 76.AV Kt 68,02 – PVM apskaičiavimas.
    • Dt 90,2 Kt 43,41 – produkcijos siuntimas.
    • 62,01 Dt 90,1 Kt – pajamos su PVM.
    • Dt 62,02 Kt 62,01 – avanso įskaitymas į siuntos sąskaitą.
    • Dt 68,02 Kt 76.AV – PVM suma įskaitoma nuo išankstinio apmokėjimo, kuris buvo atliktas anksčiau.

Produktų pardavimo skelbimai (didmeninė prekyba):

  • Dt 51 Kt 62,02 – įmoka įskaityta.
  • Dt 76.AV Kt 68.02 – avansinio apmokėjimo sąskaitos parengimas.
  • Dt 62,01 Kt 90,01,1 – pajamų iš produkcijos pardavimo apskaita.
  • Dt 90,03 Kt 68,02 – PVM apskaičiavimas.
  • Dt 90.02.1 Kt 41.01 – parduotų vienetų nurašymas.
  • 62,02 Dt 62,01 Kt – avanso įskaitymas.
  • Dt 68,02 Kt 76.AV – avansinio PVM atskaita.

Skelbimai dėl produktų tiekimo:

  • Dt 90,2 Kt 41 – prekių disponavimo atspindys.
  • Dt 62,01 Kt 90,1 – pajamų atspindys objektų pardavimo kainoje su PVM.
  • Dt 90,3 Kt 68,2 – PVM sumos atspindys.

Skaitykite apie svarbias TORG-12 pildymo su PVM ir be PVM taisykles, o iš ten sužinosite, kaip teisingai užpildyti individualaus verslininko važtaraštį.

Ką daryti, jei pirkėjas negrąžina pasirašyto TN?

Po to, kai dokumentas yra antspauduotas ir pasirašytas, pirkėjas privalo grąžinti tiekėjui techninę specifikaciją. Tai daroma siekiant užfiksuoti kliento prekių gavimą.

Pirkėjui negrąžinus sąskaitos faktūros, tiekėjas turi visas teises per teismą reikalauti iš gavėjo įforminti prekės priėmimo aktą.

Norėdami tai padaryti, turite kompetentingai kreiptis į prekių pristatymo pirkėjui fakto įrodymus. Geriau kreiptis į advokatą, kad paduotų ieškinį dėl grąžinimo į teismą. Norėdami patys pateikti ieškinį, turite laikytis įstatymų nustatytų taisyklių.

Ieškinys pateikiamas tik rašytinio dokumento forma. Pretenzijoje turi būti nurodyta:

  1. Teismo, kuriame pateikiamas prašymas, pavadinimas.
  2. Visas oficialus ieškovo vardas.
  3. Visas oficialus atsakovo vardas.
  4. Kokie yra teisių pažeidimai? Ieškovo pretenzijos.
  5. Reikalavimo išlaidos.
  6. Aplinkybės, kurių pagrindu reiškiami reikalavimai.
  7. Įrodymas.
  8. Prie prašymo pridedami dokumentai.
  9. Dokumento sudarymo data.

Saugojimo laikotarpis organizacijoje

Kadangi techninis dokumentas yra pirminis apskaitos dokumentas, jis turi būti saugomas 5 metus po ataskaitinių metų. Atitinkamai šis dokumentas turi būti laikomas saugioje aplinkoje, kur jis bus apsaugotas nuo pakeitimų:

  • prieiga turėtų būti leidžiama tik tam tikram asmenų ratui;
  • turi būti sukurti tinkami aplinkos parametrai ir užtikrintos priešgaisrinės sąlygos.

Tokius reikalavimus nustato federalinis įstatymas.

Toks dokumentas kaip važtaraštis naudojamas tam tikros prekės nuosavybės teisės perėjimo iš pardavėjo pirkėjui faktui patvirtinti. Atsižvelgiant į šio dokumento svarbą, jį vykdant griežtai laikomasi konstrukcijos ir tinkamai saugoti po sandorio.

Jei radote klaidą, pažymėkite teksto dalį ir spustelėkite Ctrl + Enter.

Darbo procese verslininkas sukaupia daug įvairių popierių: pažymų, pažymų, blankų. Individualaus verslininko dokumentų saugojimas yra sudėtingas, bet būtinas uždavinys. Kaip juos laikyti: gal ant rašomojo stalo ar turėti seifą su lazerinės apsaugos technologija? Pasirodo, įstatymai numato įvairių variantų. Papasakosime apie svarbių individualaus verslininko dokumentų saugojimo terminus.

Kokius dokumentus saugoti

Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ nustato, kokie dokumentai turi būti saugomi ir kiek metų.

Įvairūs įstatymų ir kodeksų straipsniai reglamentuoja tam tikrų su ūkine veikla susijusių dokumentų saugojimo terminą:

  1. Buhalterinės apskaitos dokumentai, mokesčių apskaitos duomenys, visi dokumentai apie gautas pajamas ir išlaidas, reikalingi mokesčiams apskaičiuoti, taip pat dokumentai, patvirtinantys jau sumokėtus mokesčius, turi būti saugomi ne trumpiau kaip 4 metus. Ši pareiga išdėstyta Įstatymo 8 straipsnio 8 dalyje. 23 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas.
  2. Apskaitos išrašai ir pirminiai apskaitos dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus, kaip nurodyta 1 str. Federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ 29 str.
  3. Visus pirminius individualaus verslininko apskaitos ir registracijos dokumentus, pajamų ir išlaidų apskaitos knygą (KUDiR), remiantis Rusijos finansų ministerijos įsakymo Nr. 86 12 dalimi, individualus verslininkas turi saugoti ne trumpiau kaip 4 metų.
  4. Draudimo įmokų į Pensijų fondą (PFR), Socialinio draudimo fondą (FSD) ir Privalomojo sveikatos draudimo fondą (PDF) sumokėjimą patvirtinantys dokumentai turi būti saugomi 6 metus, remiantis PMĮ 8 punktu. 212-FZ federalinio įstatymo 28 str.
  5. Darbuotojų, įskaitant laikinai įdarbintus, asmens bylos ir kortelės, darbo sutartys su darbuotojais, dokumentai apie atleidimą ir priėmimą į darbą, remiantis Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 558, turi būti saugomi 75 metus. Šiame įsakyme pateiktame sąraše galite sužinoti dokumento saugojimo laiką pagal jo tipą.

Darbuotojų asmens bylos ir kortelės, darbo sutartys su darbuotojais, atleidimo ir priėmimo į darbą dokumentai turi būti saugomi 75 metus.

Nurodytas dokumentų saugojimo terminas galioja visiems individualiems verslininkams, taip pat ir likvidavusiems veiklą.

Kur laikyti dokumentus

Dokumentų saugojimo vietą nustato pats individualus verslininkas. Tai gali būti biuro dalis, atskira patalpa (ne rūsys ar palėpė) arba trečiosios šalies archyvavimo organizacija (jei yra daug dokumentų). Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 14 ir 17 straipsniai numato verslininko pareigą laikytis archyvavimo taisyklių, įskaitant būtinų dokumentų paskelbimo sąlygų sudarymo ir jų sisteminimo taisykles. Turite užtikrinti pačių popierinių laikmenų ir jų turinio saugumą nuo išorinių poveikių.

Jei pamesti ar sugadinti individualaus verslininko dokumentai

Jūsų pirminių dokumentų, buhalterinės apskaitos ir mokesčių registrų, sąskaitų faktūrų neturėjimas, taip pat neteisingas duomenų atspindėjimas finansiniuose dokumentuose sistemingai (daugiau nei du kartus per metus) yra šiurkštus pažeidimas, reglamentuotas 2005 m. 120 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Šiuo atveju bauda yra 10 000 rublių.

Pamestus dokumentus galima ir reikia atkurti. Galite dar kartą prašyti sutarčių, aktų, sąskaitų faktūrų iš savo sandorio šalių. Pametus buhalterinį dokumentą, būtina užsakyti tyrimą, galbūt pateikus pažymą apie praradimo priežastį (potvynis, vagystė, gaisras) iš atitinkamos tarnybos. Tyrimo rezultatais pagrįsta ataskaita su laisvos formos prašymu siunčiama mokesčių inspekcijai (FTS) – ten jie savo ruožtu nustato terminus popieriams atkurti.

Individualaus verslininko registracijos dokumentų galima paprašyti mokesčių inspekcijoje individualiai, pateikus prašymą išduoti dublikatą ir 300 rublių valstybės rinkliavos sumokėjimo kvitą.

Už pirminių dokumentų ir apskaitos registrų nebuvimą galite gauti 10 000 rublių baudą.

Pasibaigus archyvavimo terminui, saugomus dokumentus galima utilizuoti: sudeginti arba iškirpti naudojant specialią įrangą. Tačiau būkite ypač atsargūs, kad netyčia nesunaikintumėte duomenų, kurie vis dar yra aktyvūs arba kuriuos reikia saugoti.

Įstatymas neriboja individualaus verslininko dokumentų, kuriuos galima archyvuoti, sąraše. Jei jums ramu ir patogu viską laikyti, laikykite, bet ne ten, kur norite, o specialiose tam skirtose vietose. Tinkamai archyve patalpinti dokumentai, kaip ir šarvai, apsaugos jūsų verslą kilus ginčams su mokesčių inspekcija ar sandorio šalimis.

Ar sąskaitas faktūras reikia pildyti pirkimo ir pardavimo knygoje ir taip saugoti, ar galima sąskaitas saugoti kartu su sąskaitomis faktūromis? Kaip saugoti sąskaitas faktūras

Įstatyme nėra atsakymo į šį klausimą.

Sąskaitų faktūrų į pirkimo ir pardavimo knygą pildyti nereikia.

Paprastai organizacija pirminius apskaitos dokumentus privalo kaupti chronologine tvarka ir saugoti specialiose patalpose, seifuose ar spintose (patvirtintų Nuostatų 6.2 p.).

Taigi, jei jums patogu, sąskaitas faktūras galite saugoti kartu su sąskaitomis faktūromis.

Sergejus Razgulinas, faktinis Rusijos Federacijos valstybės tarybos narys, 3 klasė

Kaip saugoti apskaitos dokumentus

Sandėliavimo vieta

Buhalterinės apskaitos dokumentams saugoti reikia įrengti specialias patalpas, seifus ar spintas (Nuostatų 6.2 punktas, patvirtintas SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. raštu Nr. 105). Tokių saugyklų įrengimo reikalavimai pateikti patvirtintose Taisyklėse.*

Griežtas ataskaitų formas laikykite seifuose, metalinėse spintelėse arba specialiose patalpose, kad užtikrintumėte jų saugumą (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008 m. gegužės 6 d. dekretu Nr. 359 patvirtintų nuostatų 16 punktas). Chronologine tvarka surinkite kasos orderius, avansines ataskaitas, banko išrašus su susijusiais dokumentais ir juos suriškite.

Laikykite dokumentus, pažymėtus „komercine paslaptimi“, seifuose.

Kitus dokumentus saugoti specialiose patalpose arba rakinamose spintose, atsakingi vyriausiojo buhalterio įgaliotiems asmenims.

Organizacija turi teisę saugoti apskaitos dokumentus elektronine forma. Paaiškinimas paprastas.*

Pagal buhalterinės apskaitos teisės aktus pirminiai ir suvestiniai apskaitos dokumentai gali būti sudaromi popieriuje arba elektronine forma (2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ 5 dalis, 9 straipsnis). Mokesčių apskaitos registrai taip pat gali būti tvarkomi popieriuje, elektroniniu būdu ir (ar) bet kurioje kompiuterinėje laikmenoje (). Galiausiai mokesčių deklaracijas (apskaičiavimus) galima, o kai kuriais atvejais ir reikia pateikti elektroniniu būdu ().

O kadangi pirminiai dokumentai, buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos dokumentai, taip pat mokesčių deklaracijos (apskaičiavimai) gali būti rengiami elektronine forma, tai jie gali būti saugomi tokiu pat formatu. Nereikia spausdinti. Vienintelė sąlyga – tokie dokumentai turi būti sertifikuoti pagal visas taisykles elektroniniu parašu.*

Panašios išvados yra Rusijos finansų ministerijos 2012-08-22 raštuose Nr.03-02-07/1-202 ir 2008-07-24 Nr.03-02-07/1-314.

Reguliavimo agentūrų, įskaitant mokesčių inspekciją, prašymu elektroninių dokumentų kopijos turės būti atspausdintos ir patvirtintos asmeniškai prieš pateikiant jas tikrinti (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsnio 1 punktas, 93 straipsnio 1 punktas). ). Ši išvada pagrįsta 2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 6 dalies nuostatomis ir Rusijos Federacijos mokesčių kodekso straipsniais.

Dokumentų saugojimui elektroninėje formoje organizuoti vadovaukitės SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. raštu Nr. 105 patvirtintais nuostatais (įstatymams neprieštaraujančioje dalyje) ir 2013 m. Rusijos kultūros ministerija 2015 m. kovo 31 d. Nr. 526.* Atlikite tai iki bus patvirtintas federalinis apskaitos standartas, nustatantis reikalavimus dokumentams ir dokumentų srautui apskaitoje. Tai teigiama Rusijos finansų ministerijos informacijoje Nr.PZ-13/2015.

Visų pirma, tekstiniai elektroniniai dokumentai, skirti saugoti organizacijos archyve, turėtų būti perkelti PDF/A formatu. Taip pat ne rečiau kaip kartą per penkerius metus patikrinkite elektroninių dokumentų laikmenų būklę ir ar galima atgaminti pačius dokumentus. Tai Taisyklių, patvirtintų Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526, punktų ir 2.32 punkto reikalavimai.

Olga Tsibizova,

Kaip vesti gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalus

Kas turėtų vadovauti

Organizacija taip pat privalo saugoti ir registruoti chronologine tvarka:*

  • pačios sąskaitos faktūros (įskaitant patikslintas ir pataisytas). Tuo pačiu metu elektroniniu būdu išrašytos sąskaitos gali būti saugomos nespausdinant (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2014 m. vasario 6 d. laiškas Nr. GD-4-3/1984);
  • elektroninių dokumentų valdymo operatorių patvirtinimas.

Olga Tsibizova, Rusijos finansų ministerijos Mokesčių ir muitų tarifų politikos departamento direktoriaus pavaduotojas

Kaip vesti pirkimo knygą

Pirkimo knygos sudarymas

Olga Tsibizova, Rusijos finansų ministerijos Mokesčių ir muitų tarifų politikos departamento direktoriaus pavaduotojas

Kaip vesti pardavimo knygą

Prekybos knygų dizainas

  • Parsisiųsti formas

„Prekyba: apskaita ir mokesčiai“, 2010, N 12

Buhalterinės apskaitos forumuose dažnai kyla diskusijų, kaip tinkamai saugoti iš tiekėjų gautas sąskaitas faktūras. Kai kurie mokesčių mokėtojai teigia, kad šie mokesčių dokumentai turėtų būti saugomi griežtai chronologine tvarka, atskirai nuo kitų „pirminių“ dokumentų. Kiti su jomis nesutinka, manydami, kad daug patogiau sąskaitas prisegti prie originalių sąskaitų (atliktų darbų aktų). Kai kurie žmonės mano, kad sąskaitos faktūros turi būti saugomos tokia seka, kokia jos atsispindi pirkimo knygoje, kita galimybė – kiekvienai sandorio šaliai atskirai. Apskritai nuomonės šiuo klausimu skiriasi. Šiame straipsnyje apžvelgsime norminiuose dokumentuose numatytą sąskaitų faktūrų saugojimo tvarką ir išsiaiškinsime, ar yra atsakomybė už nukrypimą nuo šių taisyklių.

„Standarto“ analizė

Vienintelis dokumentas, nustatantis sąskaitų faktūrų saugojimo tvarką, yra gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų, pirkimo knygų ir pardavimo knygų, skirtų pridėtinės vertės mokesčiui skaičiuoti, tvarkymo taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 2 d. dekretu N 914. (toliau – Taisyklės ). Šios Taisyklės nustato prekių pirkėjų ir pardavėjų tvarką (atlikti darbai, suteiktos paslaugos), turtinės teisės – PVM mokėtojai. gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalai, pirkimo ir pardavimo knygos skaičiuojant PVM, taip pat papildomų pirkimo knygos lapų ir pardavimo knygos papildomų lapų registravimas.

Visų pirma Taisyklių 1 punkto 1 dalis nustato: pirkėjai registruoja, ką gauna iš pardavėjų. originalias sąskaitas faktūras, kuriose jie saugomi o pardavėjai tvarko pirkėjams išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalą, kurioje saugomos antrosios jų kopijos. Šioje pastraipoje nurodoma, kad gautos sąskaitos faktūros (ir originalai) saugomos apskaitos žurnale. Nėra ir negali būti jokių požymių, kad kartu su jais pateikiamas kitas „pirminis dokumentas“, nes šių dokumentų surašymo tikslai yra skirtingi. Kaip žinoma, sąskaita – tai dokumentas, kuriuo remiantis pirkėjas skyriuje nustatyta tvarka priima išskaičiuoti pardavėjo pateiktas prekes (darbus, paslaugas), turtines teises, mokesčių sumas. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 21 straipsnis (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 1 punktas). Važtaraštis yra prekių (darbų, paslaugų) priėmimo registruoti, taip pat jų nurašymo pardavimo atveju pagrindas (Prekybos operacijų registravimo pirminės buhalterinės dokumentacijos blankų naudojimo ir pildymo instrukcija (bendr. )<1>). Atliktų darbų pažyma patvirtina prekybos organizacijos išlaidas mokesčių tikslais. Išvada: sąskaitos faktūros turi būti laikomos atskirai nuo kitų dokumentų.

<1>Patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 1998 m. gruodžio 25 d. nutarimu N 132.

Kitas. Pirkėjai sąskaitų apskaitą veda taip, kaip jos gaunamos iš pardavėjų, o pardavėjai – pirkėjams išrašytas sąskaitas faktūras chronologine tvarka (Taisyklių 2 punktas). Ir čia viskas aišku: sąskaitos iš tiekėjų turi būti saugomos tokia seka, kokia jos gaunamos (arba kokia atsispindi apskaitos žurnale).

Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalai turi būti suvarstyti, o jų puslapiai sunumeruoti(Taisyklių 6 punktas). Iš šios formuluotės iki galo neaišku, kas yra apskaitos žurnalas: ar tai kažkoks registras, kuriame registruojamos (sąrašomos) „gaunamos“ sąskaitos faktūros (ir būtent tai turi būti surišta ir sunumeruota), ar tai pačios sąskaitos gautas iš tiekėjų. Atkreipiame dėmesį, kad anksčiau galiojusioje PVM apskaičiavimo sąskaitų faktūrų žurnalų tvarkymo Tvarkoje<2>apie tai buvo kalbama konkrečiau: sąskaitos faktūros apskaitos žurnaluose turi būti surašytos ir sunumeruotos. Anot autoriaus, pasikeitus formuluotėms esmė nepasikeitė. O sąskaitos faktūros, siekiant užtikrinti jų saugumą, yra griežtai apskaitomos (tai yra, turi būti sunumeruotos ir surištos).

<2>Patvirtinta 1996 m. liepos 29 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 914. Neteko galios 2001 m. sausio 1 d.

Kitų nurodymų dėl sąskaitų faktūrų saugojimo tvarkos Taisyklėse, taip pat kituose norminiuose dokumentuose nėra. Nebent nurodytas minimalus jų galiojimo laikas. 1 str. 1 punkto 8 papunktis. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis nustato bendrąjį reikalavimą laikotarpiui, per kurį mokesčių mokėtojas privalo užtikrinti mokesčių apskaitos duomenų ir kitų mokesčių, reikalingų mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, saugumą, ir šis laikotarpis yra ketveri metai. Be to, Valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklos procese sugeneruotų tipinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašo 368 p., nurodant saugojimo terminus.<3>patvirtinama, kad sąskaitos faktūros saugojimo terminas yra ketveri metai. Atkreipiame dėmesį, kad pirkimo knygelės ir pardavimo knygelės saugojimui nustatytas skirtingas laikotarpis - penkeri metai (Taisyklių 15, 27 punktai).

<3>Patvirtinta Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558. Dokumentas pradeda galioti 2010 m. spalio 1 d.

Daug variantų

Kaip jau minėta, praktikoje buhalteriai ne visada laikosi aukščiau aprašytų Taisyklių, argumentuodami taip.

  1. Patogiau, kai dokumentai (sąskaita, važtaraštis) saugomi kartu. Iš tiesų, kai sandorio šalis prašo atsiųsti, pavyzdžiui, faksu dokumentų kopijas arba „pirminio dokumento“ organizacijos vadovybei prireikė valdymo tikslais, reikalingus dokumentus lengviau ir greičiau rasti, jei jie yra kartu. Nepaisant to, tokia dokumentų saugojimo galimybė straipsnio autoriui atrodo neteisinga. Yra išeitis: buhalteris gali pasidaryti sąskaitų-faktūrų fotokopijas, jas patalpindamas kartu su važtaraščiais (forma N TORG-12) arba atliktų darbų aktus atitinkamame žurnale-užsakyme. O mokesčių dokumento originalas, kaip ir tikėtasi, bus pridėtas prie sąskaitų faktūrų žurnalo. Šia parinktimi gali naudotis organizacija, kurios dokumentų srautas yra nereikšmingas. Žinoma, su dideliu „gaunamų“ dokumentų skaičiumi tai nėra išeitis.

Jei apskaitos dokumentuose yra griežtos ataskaitų formos, reikėtų naudoti dokumentų dubliavimą. Pavyzdžiui, BSO kelionės išlaidoms padengti, kaip taisyklė, yra paremta avanso ataskaita (taip patvirtinama pelno mokesčio išlaidų teisėtumas). Tokiu atveju jo kopija pridedama prie aplanko su gautomis sąskaitomis faktūromis. Atkreipkime dėmesį, kad nėra esminės reikšmės, kur bus saugomas originalas ir kur bus saugoma BSO kopija (Taisyklių 5 punkto 2 punktas). Bet blanko kopijoje dera padaryti pastabą (traukinio bilieto originalas pridedamas prie XX.XX.XXXX avanso ataskaitos N XX).

  1. Patogiau, kai pirminiai dokumentai saugomi (dedami) kiekvienai sandorio šaliai skirtuose rinkiniuose. Pavyzdžiui, kai kurių organizacijų buhalteriai tvarko „pirminius“ sandorio šalių įrašus abėcėlės tvarka. Tai turi ir privalumų: lengviau rasti dokumentus ir prireikus derinti mokėjimus su tiekėjais.
  2. Praktiškiau, jei sąskaitos išsaugomos tokia tvarka, kokia jos atsiranda pirkimo knygoje. Tai turbūt efektyviausias dokumentų saugojimo būdas našumo požiūriu. Tokiu atveju tiek buhalteriams, tiek priežiūros institucijoms lengviau rasti reikiamą dokumentą, patvirtinantį PVM mokesčio bazės apskaičiavimo teisingumą (mokestinės atskaitos pagrįstumą). Tai ypač naudinga, kai PVM atskaitos laikotarpis nesutampa su tiekėjo sąskaitos faktūros gavimo data (pavyzdžiui, vykdant eksporto operacijas).

Režimų derinys

Klausimų dėl sąskaitų faktūrų saugojimo tvarkos dažnai kyla pardavėjams, kurie derina du mokesčių režimus (pavyzdžiui, bendrą apmokestinimo režimą ir specialų režimą UTII forma). Šiuo atveju, anot autoriaus, prekybos organizacijos buhalteris, nagrinėdamas sąskaitas faktūras, susijusias su veikla, apmokestinama pagal TSNO, turėtų vadovautis aukščiau aprašyta tvarka, o „specialaus režimo“ sąskaitų faktūrų atveju jas gali saugoti prisegtas prie dar vienas „pirminis“. Faktas yra tas, kad Taisyklėse nurodyta tvarka taikoma tik PVM mokėtojams. Kadangi organizacija, perkelta mokėti UTII, nėra PVM mokėtoja, jai nereikia laikytis Taisyklių.

Ar man reikia susegti sąskaitas faktūras?

Atsakymas į šį klausimą turėtų būti sprendžiamas iš praktinės pusės. Norminiame dokumente numatyta: gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų registravimo žurnalai turi būti suvarstyti, o jų puslapiai sunumeruoti. Ir tai tiesa. Visgi šių mokestinių dokumentų saugojimo terminas yra gana ilgas ir per šį laikotarpį gali keistis tiek buhalterijos darbuotojai, tiek prekybos įmonės vadovai. Kita vertus, buhalteris, dirbdamas savo darbą, dažnai susiduria su būtinybe nukopijuoti tą ar kitą dokumentą (taip pat ir mokesčių inspekcijos prašymu), o kai jie yra įsiūti į storą aplanką, tai nepatogu. tai padaryti.

Be to, atkreipiame skaitytojų dėmesį į tai. Archyvuojant dokumentus tiesiogiai dalyvaujantis asmuo turi būti itin atidus savo veiksmuose, kad nesugadintų sąskaitoje faktūroje esančios informacijos (pavyzdžiui, nekalti sąskaitos numerio ir datos duomenų skylutėmis). ), nes jei sąskaitoje faktūroje nėra privalomų rekvizitų, mokesčių inspektoriai gali atsisakyti priimti mokesčių sumas išskaičiuoti.

Sudarome apskaitos žurnalą

Reguliavimo dokumentuose nenurodyta, už kokį laikotarpį turi būti rengiamas sąskaitų faktūrų žurnalas. Ir jei taip, tai, priklausomai nuo dokumentų skaičiaus ir buhalterio noro, tai gali būti ketvirtis, mėnuo, dešimtmetis ar kitas laiko intervalas (patartina jį nustatyti vidiniais dokumentais).

Be to, žurnalo forma taip pat nėra patvirtinta įstatymų leidybos lygmeniu, todėl prekybos organizacija turėtų ją patvirtinti savarankiškai. Jei apskaita tvarkoma naudojant programinį produktą, greičiausiai programa leis atsispausdinti kažkokį visų gautų sąskaitų faktūrų registrą. Pavyzdžiui 1C programoje, kuriant pirkimo knygą, yra žymimasis langelis „Gauto sąskaitų faktūrų įrašymo žurnalas“. Ją suformuojant praktiškai dubliuojamas pirkimo knygos turinys. Spausdinant šį registrą gali tekti jį pataisyti rankiniu būdu (pavyzdžiui, šiam tikslui išsaugant jį Excel). Beje, organizacijos, tvarkančios apskaitą rankiniu būdu, kurdamos gautų sąskaitų faktūrų žurnalą, gali remtis būtent tuo registru, kuriame yra šie stulpeliai: serijos numeris, data ir sąskaitos numeris, sandorio šalies pavadinimas, verčių kaina. gautas su PVM.

Atskiri vienetai

Įmonėms, turinčioms atskirus padalinius, saugojimo tvarka, taip pat gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalo sekcijų perdavimo būdas, pirkimo ir pardavimo žurnalas nėra apibrėžti teisės aktų lygmeniu. Todėl atsigręžkime į mokesčių teisės aktų normas ir įvairių skyrių specialistų paaiškinimus.

Vadovaujantis str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 143 straipsnį PVM mokėtojais pripažįstamos organizacijos ir individualūs verslininkai. Be to, prievolė mokėti mokestį pagal ĮBĮ 2 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 174 straipsnį mokesčių mokėtojas turi vykdyti registracijos mokesčių inspekcijoje vietoje. Organizacijos, turinčios atskirus padalinius, mokesčius moka centralizuotai, nepaskirstydami jo šiems struktūriniams padaliniams (Rusijos mokesčių ministerijos 2002 m. lapkričio 4 d. raštas N VG-6-03/1693@). Ataskaitos taip pat teikiamos tik pagrindinės organizacijos buveinėje (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 174 straipsnio 5 punktas).

Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalai, pirkimo ir pardavimo knygas tvarko struktūriniai padaliniai vieningų apskaitos žurnalų skyrelių pavidalu, suvienodintos organizacijos pirkimo ir pardavimo knygos (Rusijos mokesčių ministerijos 2001 m. gegužės 21 d. raštas N VG-6-03/404).

Atskiri padaliniai per ataskaitinį mokestinį laikotarpį pateikia nurodytus dokumentus gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų vieningiems žurnalams, mokesčių mokėtojo pirkimo ir pardavimo knygoms bei PVM deklaracijoms rengti.

Sąskaitų faktūrų, pirkimo ir pardavimo knygų išrašymo, taip pat jų perdavimo iš atskiro padalinio pagrindinei organizacijai tvarka turi atsispindėti organizacijos apskaitos politikoje mokesčių tikslais.

Pagrindinis taškas. Sąskaitų faktūrų, pirkimo knygų ir pardavimo knygų perkėlimo iš atskiro padalinio į pagrindinę organizaciją tvarka turi atsispindėti organizacijos apskaitos politikoje mokesčių tikslais.

  • perduodami išrašytų ir gautų sąskaitų originalai, vieningos pardavimo knygos originalas ir vieningos pirkimo knygos originalas. Patvirtinamas dokumentų perdavimo terminas ir už duomenų perdavimą atsakingo asmens pareigos;
  • perduodamos išrašytų ir gautų sąskaitų faktūrų kopijos, vieningos pardavimo knygos skyriaus ir vieningos pirkimų knygos skyriaus kopijos (originalai saugomi atskirame bloke). Patvirtinamas dokumentų perdavimo terminas ir už duomenų perdavimą atsakingo asmens pareigos;
  • duomenys apie išrašytas ir gautas sąskaitas faktūras perduodami bet kokia kita forma, leidžiančia pagrindinei organizacijai surašyti vieningus išrašytų ir gautų sąskaitų faktūrų žurnalus, vieningą pardavimo knygą ir vieningą pirkimo knygą (pavyzdžiui, elektroniniu ryšiu). Patvirtinamas perdavimo terminas ir už duomenų perdavimą atsakingo asmens pareigos.

Taigi, originalių sąskaitų faktūrų saugojimo vietą įmonė gali nustatyti savarankiškai, vadovaudamasi apskaitos politikoje nustatyta tvarka.

Atkreipkite dėmesį, kad pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsniu, mokesčių inspekcijos pareigūnas, atliekantis mokestinį auditą, turi teisę pareikalauti iš tikrinamo asmens auditui būtinų dokumentų, įteikdamas tam asmeniui prašymą pateikti dokumentus. Dokumentai, kurių buvo paprašyta mokestinio patikrinimo metu, pateikiami per 10 dienų nuo atitinkamo prašymo įteikimo dienos audituojamo asmens patvirtintomis kopijomis.

Todėl organizacija, pasirinkusi galimybę sąskaitas saugoti savo atskirų padalinių, esančių kitame regione, vietoje, turėtų atsižvelgti į tai, kad tokiu atveju ji gali sugaišti nemažai laiko vykdydama mokesčių institucijos reikalavimą pateikti šiuos dokumentus.

O kaip su atsakomybe?

Už šiurkštų organizacijos padarytą pajamų ir (ar) išlaidų ir (ar) apmokestinamųjų daiktų apskaitos taisyklių pažeidimą pažeidėjams numatyta skirti administracinę nuobaudą pagal BK str. 120 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Ką įstatymų leidėjai turi omenyje sakydami šiurkštų pažeidimą? Pagal 3 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsniu, šiurkštus pajamų ir išlaidų apskaitos taisyklių ir apmokestinimo objektų pažeidimas šio straipsnio tikslais reiškia pirminių dokumentų nebuvimą arba sąskaitų faktūrų, apskaitos ar mokesčių apskaitos nebuvimą. registrai, sistemingi (du ir daugiau kartų per kalendorinius metus), nesavalaikiai ar neteisingai atspindimi apskaitoje, mokesčių registruose ir mokesčių mokėtojo ūkinių operacijų, pinigų, materialiojo turto, nematerialiojo turto ir finansinių investicijų ataskaitose. Mokesčių dokumentų saugojimo tvarkos pažeidimai šio straipsnio tekste neįvardijami, todėl ir atsakomybės priemonė neapibrėžta. Be to, tokie mokesčių mokėtojo veiksmai negali būti pagrindas atsisakyti taikyti PVM atskaitą.

Yra šią išvadą patvirtinančių teismų sprendimų pavyzdžių (žr., pvz., Devintojo apeliacinio arbitražo teismo 2008 m. rugsėjo 24 d. nutarimą N 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2008 m. gruodžio 16 d. nutarimu N KA-A40/11617-08 Maskvos arbitražo teismo nutarimas šioje byloje buvo paliktas nepakeistas.

Mokesčių administratorius apeliaciniame skunde nurodė, kad pagal Taisyklių 6 punktą gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalai turi būti surišti, o jų lapai sunumeruoti. Mokestinės kontrolės veiklos metu nustatyta, kad pateikti gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalai nebuvo suvarstyti ir sunumeruoti, tai yra surašyti pažeidžiant eiliškumą.

Teismas pažymėjo, kad šis mokesčių administratoriaus argumentas neatitinka faktinių aplinkybių, taip pat negali būti pagrindu atsisakyti mokesčių mokėtojo taikyti PVM atskaitą. Mokesčių teisės aktų normos, ypač 2 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsnis numato dokumentų pateikimą mokesčių inspekcijai patvirtintų kopijų forma. Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta, mokesčių administratorius, remdamasis pateiktomis gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalų kopijomis, negalėjo padaryti išvados apie įvardintų dokumentų originalų, kuriuos pareiškėjas surašė visiškai laikantis reikalavimų, netinkamo įforminimo. su įstatymo reikalavimais. Organizacija mokesčių inspekcijai pateikė visą dokumentų paketą, atitinkantį 2 str. Art. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 ir 172 straipsniai, patvirtinantys prekių (darbų, paslaugų) įsigijimą, jų apmokėjimą (su PVM) ir priėmimą į apskaitą. Pagal str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 172 straipsnį, net jei organizacija mokesčių administratoriui nepateikė arba netinkamai pateikė gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalų, iš jos negali būti atimta teisė taikyti mokesčių atskaitymus.

* * *

Apibendrinkime. Visos sąskaitų faktūrų saugojimo parinktys turi savo šalininkus ir pasekėjus. Kaip matyti iš straipsnio, atsakomybė už mokesčių mokėtojų nukrypimus nuo šių taisyklių Rusijos Federacijos teisės aktuose nenumatyta. Ir jei taip, tada prekybos organizacija savarankiškai nuspręs, kaip saugoti mokesčių dokumentų duomenis. Iš praktinės patirties pastebime: paprastai iš reguliavimo institucijų skundų dėl sąskaitų faktūrų saugojimo nėra. Pagrindinis inspektorių (mokesčių inspektorių, auditorių) reikalavimas – galimybė greitai rasti teisingai įformintą mokesčių dokumentą. Tai yra, jei prekybos organizacija, taupydama darbo laiką, nusprendė sąskaitas saugoti kitaip, nei aprašyta šio straipsnio pirmoje dalyje, tai nieko blogo. Bet vis tiek rekomenduojame po kalendorinių metų gautų ir išrašytų sąskaitų žurnalus suderinti su Taisyklėmis.

S.V.Manokhova

Žurnalo redaktorius

"Prekyba:

buhalterinė apskaita

ir mokesčiai“

Primename, kad 2011 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybė priėmė nutarimą Nr. nutarimas Nr. 1137). Anksčiau ši sritis buvo reglamentuota Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 2 d. dekretu Nr. 914, kurį vadinsime „Nutarimu Nr. 914“.

Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalas

nutarimu Nr.1137 pirmą kartą patvirtinta Gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalo (toliau – Žurnalas) forma (nutarimo Nr. 1137 priedas Nr. 3). Žurnalas susideda iš dviejų dalių: 1 dalis – „Išrašytos sąskaitos“ ir 2 dalis – „Gautos sąskaitos faktūros“. Anksčiau šiems tikslams buvo naudojami du nepriklausomi žurnalai. Žr. 1 pavyzdį.

Dabar sąskaitos faktūros gali būti išrašomos ne tik popierine forma, bet ir elektroniniu būdu. Be „įprastos“ sąskaitos faktūros dabar turime ir „koreguojančią“ sąskaitą, o jų formose numatyta galimybė taisyti, surašant naujas sąskaitų kopijas. Taigi visos šioje pastraipoje išvardytos sąskaitos faktūros – tiek popierinės, tiek elektroninės – naujajame Žurnale chronologine tvarka registruojamos viena tvarka.

Žurnalo „antraštėje“ nurodomas visas arba sutrumpintas mokesčių mokėtojo vardas, pavardė pagal steigimo dokumentus, jo INN ir KPP, taip pat mokestinis laikotarpis, kuriam žurnalas buvo sudarytas. Anksčiau Žurnalas buvo rengiamas už visus metus, o dabar – už kiekvieną mokestinį laikotarpį (PVM mokestinis laikotarpis yra ketvirtis). Taigi per metus reikės sudaryti 4 žurnalus.

Žurnalas, sudarytas popieriuje, pasirašomas asmeniniu organizacijos vadovo / individualaus verslininko (arba jo įgalioto asmens) parašu, suvarstomas, puslapiai sunumeruoti. Be to, tai daroma po kiekvieno mokestinio laikotarpio (ketvirčio), iki kito mėnesio 20 dienos. Žurnalo puslapiai užantspauduoti organizacijos antspaudu.

Kai Žurnalas tvarkomas elektroniniu būdu naudojant apskaitos programą ir neturite elektroninio skaitmeninio parašo, kiekvieno ketvirčio pabaigoje jis turi būti atspausdintas registracijai aukščiau nurodyta tvarka.

Žurnalas, sudarytas elektronine forma, yra pasirašytas organizacijos vadovo (arba individualaus verslininko, ar įgalioto asmens elektroniniu skaitmeniniu parašu (EDS). Ši registracijos procedūra bus reikalinga perduodant žurnalą mokesčių inspekcijai Rusijos Federacijos mokesčių kodekse numatytais atvejais (pavyzdžiui, pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 93 straipsnį).

Žurnalas turi būti saugomas mažiausiai 4 metus nuo paskutinio įrašo datos(Nutarimu Nr. 1137 patvirtintų „Gaunamų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalo tvarkymo taisyklių...“ 13 p.).

Registruojant sąskaitas faktūrasŽurnale pateikiamas sąskaitų faktūrų išrašymo būdo kodas (3 stulpelis). Popieriniams dokumentams šis kodas yra 1, elektroninėje formoje - 2.

Pardavėjas sąskaitas faktūras turi įrašyti iki jų išrašymo datos, o pirkėjas – iki jų gavimo datos.

Yra elektroninių sąskaitų faktūrų registravimo ypatumas. Naudojantis specialaus operatoriaus paslaugomis keičiantis elektroniniais dokumentais, Žurnale kaip išrašytos sąskaitos įregistravimo data nurodoma sąskaitos faktūros bylos gavimo specialiajam operatoriui data, kuri paimama iš jos patvirtinimo. O bėda ta, kad jei pardavėjas negavo pranešimo iš pirkėjo, kad gavo sąskaitą faktūrą, tai toks dokumentas negali būti registruojamas Žurnale (net jei pardavėjas turi specialaus operatoriaus patvirtinimą, kuriame nurodyta data ir laikas).

Pakartotinai siunčiant tą pačią sąskaitą elektronine forma, nurodoma krypties, kuria buvo gautas pirkėjo pranešimas apie sąskaitos faktūros gavimą, data.

Eksperto nuomonė

Sutraukti šou

Natalija Chramtsovskaja, mokslų daktaras, EOS pirmaujantis dokumentų valdymo ekspertas, Dokumentų tvarkytojų gildijos ir ARMA International narys

Viena vertus, išrašant sąskaitą faktūrą jai turi būti suteiktas konkretus registracijos numeris ir ji turi būti registruota pagal išrašymo datą. Kita vertus, išrašytos elektroninės sąskaitos gali būti registruojamos Žurnale tik tada, kai yra patvirtinimas apie jų pristatymą pirkėjui.

Atsižvelgiant į tai, kad sąskaitos faktūros perdavimo pirkėjui ir patvirtinimo iš jo gavimo procesas gali užtrukti iki 2 dienų (pagal „Sąskaitų faktūrų išrašymo ir gavimo tvarkos...“, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. Rusijos Federacijos finansai 2011 m. balandžio 25 d. Nr. 50n) , paaiškėja, kad elektroninės sąskaitos faktūros išrašymo metu žurnale registruoti neįmanoma - informacija apie ją turi kažkur „kaboti“, kol bus gauti 2 kvitai ( iš operatoriaus ir iš pirkėjo). Praktiškai tai reiškia, kad kokiame nors „neoficialiame“ žurnale ar duomenų bazėje turėsite vesti atskirą išrašytų, bet dar nepatvirtintų sąskaitų faktūrų apskaitą.

Taip pat atkreipkite dėmesį, kad nutarime Nr. 1137 nuolat minimas „elektroninis skaitmeninis parašas“, nepaisant to, kad pagal Elektroninio parašo įstatymą 2011-04-06 Nr. 63-FZ jam liko gyventi keli mėnesiai (jei Žinoma, jo tarnavimo laikas nebus pratęstas, nes vyriausybinės įstaigos greičiausiai nespės iki 2012 m. liepos mėnesio savo norminius dokumentus suderinti su šiuo įstatymu.

Pirkimo knyga ir pardavimo knyga

Nauja forma Pirkti knygas(Nutarimo Nr. 1137 priedas Nr. 4) rodiklių sudėtis beveik nepasikeitė. Lentelinėje Knygos dalyje papildomai yra trys stulpeliai (2a, 2b ir 2c), kuriuose įrašomas taisymų ir tikslinimo sąskaitų faktūrų, įskaitant jų taisymus, skaičius ir data. Šiek tiek pasikeitė ir 6-12 stulpelių pavadinimai. Tai reikšminga tik 6 stulpeliui: dabar iš jo pavadinimo išplaukia, kad kilmės šalis turi būti nurodyta skaitmeninio kodo forma. Žr. šių dokumentų pildymo pavyzdžius 2 ir 3 pavyzdžiuose.

Sąskaitoms, gautoms iš pardavėjų ir įrašytoms Žurnalo 2 dalyje, taikomos registracija Pirkimo knygelėje, nes atsiranda teisė į PVM atskaitas. Tai taikoma visų tipų sąskaitoms faktūroms: „įprastoms“, koreguotoms ir tikslinamoms, išrašomoms tiek popierine, tiek elektronine forma.

Jeigu pardavėjas pakartotinai atsiuntė anksčiau išrašytą sąskaitą faktūrą elektronine forma (kuri buvo pakeista nuo pakartotinio išsiuntimo datos) su patikslintais rekvizitais, tada tokia sąskaita faktūra, nurodant ištaisymo numerį ir datą, atsiranda teisė į mokesčių atskaitymus. , pirkėjas registruoja „Knygų pirkime“. O originaliai surašyta sąskaita faktūra (prieš darant joje pataisymus), kurią pardavėjas išsiuntė pirkėjui ir pirkėjo negavo, nėra įregistruota pirkėjo Pirkimo knygelėje.

Įdomus klausimas yra apie sąskaitų faktūrų registravimą, kurių sandoriams taikomi skirtingi PVM tarifai arba jie neapmokestinami. Tokiu atveju sąskaita faktūra Pirkimo knygelėje registruojama sumai, už kurią mokesčių mokėtojas įgyja teisę į atskaitą (Pirkimo knygelės tvarkymo taisyklių 13 p.).

Ne mažiau svarbus dalykas yra koreguojančių sąskaitų faktūrų registravimas. Sumažėjus prekės vertei, šį dokumentą tiekėjas įregistruoja Pirkimų knygelėje. Jei kaina didėja, tai pirkėjas yra.

Dirigavimo taisyklės Prekybos knygos iš esmės yra panašios į Pirkimo knygos tvarkymo taisykles, todėl plačiau apie jas nesigilinsime.

Tačiau atkreipkite dėmesį: sugeneruotos sąskaitos faktūros (taip pat ir elektroninės) turi būti registruojamos Pardavimų knygoje, neatsižvelgiant į tai, kada jas gavo klientai.

Nutarimas Nr.914 nebuvo aiškiai suformuluotas koregavimo procedūraį Pirkimų knygą ir Pardavimo knygą tais atvejais, kai sąskaitos faktūros taisomos tuo pačiu mokestiniu laikotarpiu, kuriuo jos įregistruotos atitinkamoje knygoje. Dabar papildomi lapai išduodami tik tuo atveju, jei reikia atlikti praėjusių mokestinių laikotarpių Knygos pakeitimus (Pirkimo knygos vedimo taisyklių 4 punktas ir Pardavimo knygos tvarkymo taisyklių, patvirtintų nutarimu Nr. 1137, 3 p.) . Einamojo laikotarpio Knygos koregavimai atliekami tiesiogiai joje, o ne papildomame lape.

Pirkimo knygos ir pardavimo knygos registravimas. Surašyti popieriuje, jie pasirašomi asmeniniu organizacijos vadovo (ar jo įgalioto asmens) parašu, surišami, o lapai sunumeruojami. Tokiu atveju puslapiai užantspauduojami organizacijos antspaudu. Dokumentas turi būti užpildytas pasibaigus mokestiniam laikotarpiui (kiekvienam ketvirčiui), iki kito mėnesio 20 dienos.

Papildomi popieriuje surašyti Knygų lapai taip pat pasirašomi vadybininko ir pridedami prie Knygos, kurioje buvo registruota pataisyta sąskaita.

Jei Knygos saugomos elektronine forma, tada jos ir papildomi lapai turi būti pasirašyti organizacijos vadovo (arba individualaus verslininko, ar įgalioto atstovo) elektroniniu skaitmeniniu parašu. Ši tvarka nustatyta jų perdavimo mokesčių inspekcijai Rusijos Federacijos mokesčių kodekso numatytais atvejais.

Pardavimo knygelė ir pirkimo knygelė, sudarytos tiek popierine, tiek elektronine forma, bei papildomi lapai prie jų turėtų būti saugoti mažiausiai 4 metus nuo paskutinio įrašo datos(Pardavimo knygos tvarkymo taisyklių 22 p., Pirkimo knygos tvarkymo taisyklių 24 p.). Ši tvarka, skirtingai nei anksčiau galiojusi, atitinka poskyrio reikalavimus. 8 punkto 1 str. 23 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Priminsime, kad Nutarime Nr.914 buvo nurodytas reikalavimas šiuos dokumentus saugoti ištisus 5 metus nuo paskutinio įrašo padarymo dienos (Nutarimo Nr.914 15, 27 punktai).

Sąskaitų faktūrų, žurnalų ir knygų saugojimo laikotarpis

Anksčiau pirkėjai vesdavo iš pardavėjų gautų sąskaitų faktūrų žurnalą, kuriame jos buvo saugomos, o pardavėjai – išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalą, kuriame saugodavo antruosius egzempliorius. Kartu senuoju nutarimu Nr.914 buvo nurodytas Pirkimo knygos ir pardavimo knygelės, skirtos sąskaitoms faktūroms registruoti, saugojimo terminas, kuris buvo 5 metai nuo paskutinio įrašo padarymo dienos (nutarimo Nr. 914 15, 27 punktai). Atitinkamai sąskaitų faktūrų saugojimo laikotarpis turėjo būti toks pat.

Tačiau šis įsakymas neatitiko poskyrio reikalavimų. 8 punkto 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis, nustatantis mokesčių mokėtojų pareigą užtikrinti apskaitos ir mokesčių apskaitos duomenų bei kitų mokesčių, reikalingų mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, įskaitant dokumentus, patvirtinančius mokesčių sumokėjimą (išskaičiavimą) už 4 metus, saugumą. metų.

Įsigaliojus nutarimui Nr.1137, šis prieštaravimas buvo pašalintas. Pardavimo knygelė (pirkimo knygelė), sudaryta tiek popierine, tiek elektronine forma, bei jos papildomi lapai turi būti saugomi ne mažiau kaip 4 metai nuo paskutinio įrašo datos(Prekybos knygelės tvarkymo taisyklių 22 p., Nutarimo Nr. 1137 Pirkimo knygos tvarkymo taisyklių 24 p.). Atitinkamai ir Knygoje registruotos sąskaitos faktūros saugomos tą patį laikotarpį.

Be to, sąskaitos faktūros, elektroninių dokumentų valdymo operatoriaus patvirtinimai ir pranešimai pirkėjams apie sąskaitos faktūros gavimą turi būti saugomi chronologine tvarka, kaip yra išrašyti/gauti atitinkamą mokestinį laikotarpį.

Atkreipkite dėmesį: potvarkyje Nr.1137 visi saugojimo terminai nurodyti tik gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnale, taip pat Pirkimo knygelėje ir Pardavimo knygelėje – ne mažiau kaip 4 metai nuo paskutinio įrašo datos. Tuo remdamiesi darome išvadą, kad sąskaitų faktūrų galiojimo laikas turi būti toks pat. Nors nutarime Nr.1137 apie tinkamą sąskaitų saugojimo terminą tiesiogiai nekalbama! Bet čia yra tiesiogiai nurodytos Žurnalo neįregistruotų dokumentų, tokių kaip muitinės deklaracija, prašymas įvežti prekes ir sumokėti netiesioginius mokesčius, registravimo ir saugojimo (taip pat 4 metus) taisyklės ir kt. .